1. Općenito
1.1 Izjava o politici
Pravilnik je društva SoftSpark Services s.r.l. da svi zaposlenici moraju aktivno sudjelovati u sprječavanju zlouporabe usluga društva SoftSpark Services s.r.l. od strane kriminalaca i terorista u svrhu pranja novca ili financiranja terorističkih aktivnosti putem dobitaka ostvarenih klađenjem na web stranici društva. Ciljevi ovog sudjelovanja su:
– Osiguravanje usklađenosti društva SoftSpark Services s.r.l. sa svim primjenjivim zakonima, podzakonskim aktima i zahtjevima nadležnog nadzornog tijela
– Zaštita društva i svih njegovih zaposlenika kao pojedinaca od rizika povezanih s kršenjem zakona, propisa i nadzornih zahtjeva
– Očuvanje ugleda društva SoftSpark Services s.r.l. od rizika štete po reputaciju koja proizlazi iz umiješanosti u aktivnosti pranja novca i financiranja terorizma
– Davanje pozitivnog doprinosa borbi protiv kriminala i terorizma. Radi ostvarivanja ovih ciljeva, pravilnik je društva SoftSpark Services s.r.l. da:
– Svaki zaposlenik mora ispunjavati svoje osobne obveze u skladu sa svojom ulogom i položajem u društvu
– Komercijalni razlozi nikada ne smiju imati prednost pred obvezama društva SoftSpark Services s.r.l. u području sprječavanja pranja novca
– Društvo imenuje Ovlaštenu osobu za sprečavanje pranja novca (MLRO) i zamjenika koji osigurava kontinuitet rada tijekom njegove/njezine odsutnosti, a svi zaposlenici dužni su im pružiti svu pomoć i suradnju u obavljanju njihovih dužnosti. Svako upućivanje na MLRO u ovom dokumentu uključuje i njegovog zamjenika u slučaju privremene odsutnosti MLRO-a.
1.2 Definicija
Društvo SoftSpark Services s.r.l. smatra da je prije provedbe Postupka upravljanja prijevarama ključno identificirati što, s jedne strane, predstavlja pranje novca, a što, s druge strane, čini financiranje terorizma.
Pranje novca je prijenos ili prikrivanje imovinske koristi stečene kaznenim djelom s ciljem prikrivanja povezanosti između kaznenog djela i ostvarenih sredstava, kako bi se moglo koristiti profitom ostvarenim kriminalom. Prema tome, krajnji je cilj prikrivanje izvora sredstava.
Financiranje terorizma je postupak stavljanja na raspolaganje sredstava ili druge imovine, izravno ili neizravno, terorističkim skupinama ili pojedinačnim teroristima radi pružanja potpore njihovom djelovanju. To se može odvijati putem sredstava koja potječu iz zakonitih izvora ili iz kombinacije zakonitih i nezakonitih izvora. Doista, financiranje iz zakonitih izvora ključna je razlika između terorističkih organizacija i tradicionalnih kriminalnih organizacija uključenih u operacije pranja novca. Iako bi se činilo logičnim da financiranje iz zakonitih izvora ne treba prati, teroristi ipak često imaju potrebu prikriti ili zamaskirati veze između organizacije ili pojedinačnog terorista i njegovih zakonitih izvora financiranja. Stoga je financiranje terorizma uglavnom usmjereno na prikrivanje krajnjeg primatelja sredstava.
U određenim slučajevima kada je potrebno podnijeti Izvješće o sumnjivoj transakciji (STR) ili Izvješće o sumnjivoj aktivnosti (SAR), komunikacija se mora svesti na minimum zbog zakonskih obveza. Takvi slučajevi u koje su uključene treće strane ponekad mogu trajati znatno dulje nego inače, a mi nemamo uvid niti mogućnost ubrzanja takvih postupaka. Ponekad je uključeno više strana, što dodatno produljuje vrijeme rješavanja. Neki slučajevi i incidenti također zahtijevaju pregled uprave ili pravne službe, što također produljuje vrijeme rješavanja.
2. Pristup utemeljen na riziku
2.1 Definicija
U skladu s primjenjivim zakonima, društvo SoftSpark Services s.r.l. primjenjuje pristup zasnovan na procjeni rizika (Risk-Based Approach). Stoga identificira i analizira svoje rizike te naknadno primjenjuje mjere, politike, kontrole i postupke kako bi suzbilo sve nepoželjne rizike, uključujući one koji se odnose na materijalizaciju rizika od pranja novca i financiranja terorizma. Ovakav pristup omogućuje fleksibilnost i značajnu diskreciju u odlučivanju društvu SoftSpark Services s.r.l. To samo po sebi nosi i veliku odgovornost. Na društvu SoftSpark Services s.r.l. je da putem odgovarajuće dokumentacije, koja uključuje, ali nije ograničena na postupak analize rizika, dokaže da je procijenilo sve rizike i adekvatno uspostavilo mjere za njihovu kontrolu. U tom pogledu, ovaj pravilnik utvrđuje konkretne korake koje će društvo SoftSpark Services s.r.l. poduzeti kako bi osiguralo da je njegovo poslovanje u skladu s pristupom zasnovanim na procjeni rizika u smislu razmatranja i identificiranja onih rizika koji izravno utječu na pranje novca i financiranje terorizma.
2.2 Procjena rizika
Upravljanje rizikom obuhvaća:
– prepoznavanje postojanja rizika
– provođenje procjene rizika i
– primjenu sustava i strategija za upravljanje identificiranim rizicima i njihovu kontrolu.
Nema sumnje da se poslovanje u području daljinskih igara na sreću (online igara) smatra rizičnim. Međutim, procjena rizika identificirat će ključne rizike s kojima se društvo suočava, kao i razinu tih rizika, kako bi se slijedom toga usvojile potrebne mjere za upravljanje i kontrolu identificiranih rizika. Ovaj postupak utvrdit će kontrole i procese koje treba slijediti kako bi se osiguralo da se rizici koje je društvo SoftSpark Services s.r.l. identificiralo i s kojima će se suočavati u sklopu svog poslovanja ne materijaliziraju. Procjena organizacijskog rizika društva SoftSpark Services s.r.l., koju odobrava Upravni odbor, uzima u obzir sljedeće čimbenike:
– Rizik proizvoda/usluge/transakcije
Neki proizvodi/usluge/transakcije u igrama na sreću podložniji su kriminalnoj zlouporabi od drugih. To, primjerice, uključuje proizvode ili usluge igara na sreću koji igraču omogućuju utjecaj na ishod igre, bilo da se radi o jednom igraču samostalno ili u tajnom dogovoru s drugima (*collusion*).
– Rizik sučelja (kanala)
To se odnosi na kanal putem kojeg društvo SoftSpark Services s.r.l. uspostavlja poslovni odnos i/ili putem kojeg se provode transakcije. Interakcije koje se ne odvode licem u lice, kao što je slučaj sa poslovnim sučeljem društva SoftSpark Services s.r.l., više se ne smatraju automatski visokorizičnima, sve dok se primjenjuju tehnološke mjere i kontrole za rješavanje povećanog rizika od prijevare identiteta ili lažnog predstavljanja. Društvo SoftSpark Services s.r.l. osigurat će primjenu dobre kombinacije metoda provjere temeljenih na dokumentarnim i elektroničkim izvorima kako je dolje navedeno, a sve s ciljem suzbijanja navedenih rizika. Primjerice, iako će se društvo SoftSpark Services s.r.l. koristiti elektroničkim bazama podataka, potpuno je svjesno da baze podataka potvrđuju samo da navedeni identifikacijski podaci odgovaraju stvarnoj osobi, ali ne i da je korisnik doista ta osoba. Dostava dodatnih identifikacijskih dokumenata pružit će dodatni dokaz da je društvo SoftSpark Services s.r.l. imalo opravdanja smatrati da je korisnik doista osoba za koju se izdaje.
– Geografski rizik
Ovo je rizik koji za društvo SoftSpark Services s.r.l. predstavlja geografska lokacija korisnika, ali i geografske lokacije njegovih dobavljača i pružatelja usluga. Element koji treba uzeti u obzir u pogledu ovog postupka upravljanja prijevarama prvenstveno je onaj koji se pripisuje korisnicima i izvoru sredstava navedenih korisnika. Nacionalnost, prebivalište i mjesto rođenja korisnika trebaju se uzeti u obzir jer mogu ukazivati na povećani geografski rizik. Zemlje koje imaju slab sustav za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma, zemlje za koje je poznato da pate od značajne razine korupcije te zemlje koje su pod međunarodnim sankcijama u vezi s terorizmom ili širenjem oružja za masovno uništenje smatrat će se visokorizičnima. Vrijedi i obrnuto, pa se stoga mogu smatrati zemljama koje predstavljaju srednji ili niski rizik.
Procjene rizika su procesi u tijeku (*works in progress*). Takve procjene treba stalno iznova procjenjivati kako se pojavljuju novi rizici. Rizici se mogu pojaviti zbog promjena u tehnologiji, što može olakšati pokušaje pranja novca ili financiranja terorizma. Ostale promjene uključuju širenje baze korisnika ili uvođenje novih igara i metoda plaćanja koje predstavljaju drugačiji profil rizika od već ponuđenih, što će stoga zahtijevati reviziju procjene poslovnog rizika. U nedostatku takvih promjena, društvo SoftSpark Services s.r.l. ponovno će procijeniti svoju procjenu poslovnog rizika najmanje jednom godišnje, kako bi procijenilo jesu li potrebne bilo kakve izmjene. Pri utvrđivanju razine rizika koju predstavlja korisnik, u obzir će se uzeti akumulacija svih relevantnih indikatora. Oni zajedno određuju profil rizika igrača i doprinose cjelokupnom profilu rizika igrača.
– Rizik korisnika
Ovo se odnosi na vrstu korisnika kojem se pruža usluga. Procjena rizika koji predstavlja fizička osoba općenito se temelji na ekonomskoj aktivnosti te osobe i/ili izvoru njezina bogatstva. Pri utvrđivanju razine rizika svojstvene nekom odnosu, društvo SoftSpark Services s.r.l. procjenjivat će kolika je vjerojatnost da bi korisnik mogao oprati imovinsku korist stečenu kaznenim djelom putem usluge društva SoftSpark Services s.r.l. Korisnik s visokim primanjima koji troši četvrtinu svoje mjesečne plaće na klađenje vjerojatno neće predstavljati visoki rizik, čak i ako je iznos koji ulaže velik. S druge strane, osoba s minimalnom plaćom koja cijelu svoju jedinu plaću troši na klađenje vjerojatnije će predstavljati visoki rizik. Nadalje, provest će se provjera pojedinca kako bi se utvrdilo radi li se o politički izloženoj osobi (PEP) ili osobi na bilo koji način povezanoj s PEP-om. Također će se provesti provjere kako bi se osiguralo da pojedinac nije podložan nikakvim sankcijama ili drugim zakonskim mjerama.
Dubinska analiza klijenta (CDD)
3.1 Postupak
Postupak upravljanja prijevarama sada će se usmjeriti na postupak upoznavanja korisnika (*getting-to-know the customers*) te na identifikaciju rizika povezanih s njihovim transakcijama i podrijetlom njihovih sredstava – kako u pogledu načina na koji su sredstva stečena, tako i u pogledu izvora sredstava s kojeg je korisnik doznačio novac.
Kao što je prethodno opisano, procjena rizika nikada ne može biti univerzalni predložak koji odgovara svima (*one-size-fits-all*). U tom pogledu, društvo SoftSpark Services s.r.l. provest će procjenu rizika prilikom stupanja u poslovni odnos ili prilikom izvršenja povremene transakcije za korisnika. Radi jasnoće, SoftSpark Services s.r.l. neće prihvaćati pravne osobe kao igrače, već isključivo pojedinačne (fizičke) igrače. Navedena procjena rizika omogućit će društvu SoftSpark Services s.r.l. izradu profila rizika korisnika i kategorizaciju rizika kao niskog, srednjeg ili visokog, čime se omogućuje identifikacija kontrola koje je potrebno primijeniti. Profil rizika igrača neće biti dovršen samom registracijom. Registracijski dio procesa označavat će samo početak prikupljanja informacija, te će se profil rizika nadopunjavati i rafinirati s razvojem odnosa s igračem. Uz to, ako dođe do promjene u poslovnom odnosu s korisnikom, što posljedično povlači i promjenu identificiranog rizika, mjere usvojene za kontrolu rizika prilagodit će se u skladu s time. Nadalje, kontinuirani nadzor, kako je detaljnije objašnjeno u nastavku, osigurat će da se svaka promjena rizika uoči što je prije moguće. Razina nadzora bit će razmjerna riziku koji predstavlja pojedini korisnik, ali uspostavit će se sustavi za uočavanje razvoja rizičnih situacija.
Za početak, društvo SoftSpark Services s.r.l. primjenjuje mjere dubinske analize stranke (*Customer Due Diligence* – CDD) kako bi utvrdilo tko su njegovi korisnici. Svi podaci prikupljeni u fazi registracije koriste se za izradu profila korisnika. Daljnje profiliranje korisnika provodi se na temelju njegove aktivnosti, kao i na temelju specifičnih ponašajnih aspekata. Ovaj aspekt profiliranja pomoći će u određivanju rizika povezanog s pojedinim igračem te će olakšati prepoznavanje budućeg neuobičajenog ponašanja. CDD se dijeli na sljedeća tri dijela:
A. Identifikacija i verifikacija korisnika
Identifikacija se sastoji od prikupljanja osobnih podataka igrača. Ti se podaci prikupljaju tijekom postupka registracije. Osobni podaci koji se prikupljaju služe za pokretanje postupka „Upoznaj svog klijenta” (*Know Your Customer* – KYC), što uključuje prikupljanje sljedećih osobnih podataka:
– ime i prezime
– adresa stalnog prebivališta
– datum rođenja, budući da igrač mora biti stariji od osamnaest godina (ili druge dobi koja je primjenjiva u konkretnoj jurisdikciji igrača)
– valjana adresa e-pošte
– mjesto rođenja
– državljanstvo i
– osobni identifikacijski broj, gdje je primjenjivo.
Nakon što se navedeni podaci dostave, društvo SoftSpark Services s.r.l. najprije će utvrditi radi li se o politički izloženoj osobi (PEP), članu obitelji PEP-a ili bliskom poslovnom suradniku PEP-a. U tu svrhu integrirat će se i koristiti pouzdane elektroničke baze podataka, kao što su opensanctions.org i complyadvantage.com. Ako se utvrdi da je pojedinac PEP ili na bilo koji način povezan s PEP-om, sam pojedinac smatrat će se PEP-om te mu neće biti dopuštena registracija u svojstvu igrača kod društva SoftSpark Services s.r.l., budući da potonje ima strogu politiku neprihvaćanja PEP-ova kao igrača. To znači da će se utvrđivanje radi li se o PEP-u (prema gore navedenoj definiciji) odvijati već u fazi registracije.
Račun će se formalno otvoriti nakon što se potvrditi e-pošta igrača. U bilo kojoj situaciji u kojoj se igrač odmah identificira kao visokorizičan, SoftSpark Services s.r.l. može odmah zatražiti dodatne osobne podatke i verifikaciju dostavljenih podataka. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. osigurat će da u svakom trenutku može utvrditi da je korisnik doista onaj za koga se izdaje te da su primijenjene mjere dovoljno učinkovite za suzbijanje rizika od prijevare identiteta i lažnog predstavljanja.
Verifikacija se sastoji od potvrđivanja osobnih podataka prikupljenih u svrhu identifikacije, i to putem neovisnih podataka, informacija i dokumentacije pribavljene iz pouzdanih izvora. Ako se uoče kontradiktornosti u osobnim podacima koje je dostavio korisnik, SoftSpark Services s.r.l. razmotrit će hoće li primijeniti dodatne mjere identifikacije i verifikacije.
To će se odvijati na jedan od dva načina:
– Dokumentarni izvori
U pravilu, ova metoda verifikacije provodi se uvidom u službene dokumente izdane od strane državnih tijela koji sadrže fotografiju i identitet igrača (npr. putovnica, osobna iskaznica, vozačka dozvola itd.). Ako se adresa prebivališta igrača ne može verificirati pomoću nekog od upravo navedenih dokumenata, SoftSpark Services s.r.l. zatražit će alternativne pouzdane dokumente poput nedavnog računa za komunalne usluge, izvatka iz bankovnog računa, dopisa državnih ili javnih tijela i sl., kako bi se mogla potvrditi adresa. Zatraženi dokumenti zaprimat će se putem e-pošte, a ako se smatra potrebnim, mogu se zatražiti i javnobilježnički overeni dokumenti.
SoftSpark Services s.r.l. osigurat će da su svi zaprimljeni dokumenti jasni, čitljivi, dobre kvalitete te da su autentični ili odražavaju autentične dokumente. Neke dokumente, poput putovnica, možda je lakše verificirati jer se mogu provjeriti usporedbom s drugim izvorima. U drugim slučajevima, kao što je to s računima za komunalne usluge, postupak verifikacije može biti složeniji. SoftSpark Services s.r.l. provodit će dodatne provjere korištenjem specifičnih softverskih programa/aplikacija koje će biti integrirane kao rješenje za pomoć korisnicima u obavljanju njihovog rada.
U pogledu valjanosti dostavljenih informacija, SoftSpark Services s.r.l. uzet će u obzir i druge podatke koji se prikupljaju od igrača, kao što su geolokacija, podaci o IP adresi itd., a koji bi u normalnim okolnostima trebali potvrditi podatke sadržane u dokumentima koje je igrač dostavio. Postojat će iznimke u kojima se IP adresa neće podudarati sa zemljom/lokacijom. Takve slučajeve trebat će provjeravati od slučaja do slučaja te pribaviti verifikaciju/pojašnjenje izravno od igrača.
– Elektronička sredstva
To uključuje izvore kao što su E-ID ili Bank-ID te elektroničke komercijalne baze podataka. SoftSpark Services s.r.l. svjestan je da pouzdanost ovih baza podataka ne mora uvijek biti najbolja. U tom pogledu razmotrit će koji izvor informacija napaja bazu podataka i je li općepoznato da se takvi podaci redovito ažuriraju. Prilikom korištenja navedenih elektroničkih baza podataka, SoftSpark Services s.r.l. koristit će i druge dokumentarne dokaze radi boljeg potvrđivanja/pouzdanosti. To je zato što pozitivni rezultat u elektroničkoj bazi podataka znači samo da postoji pojedinac čiji osobni podaci odgovaraju onima koje je dostavio klijent, ali ne i da je klijent doista taj pojedinac. S druge strane, pri korištenju elektroničkih izvora kao što su E-ID i Bank-ID, kojima se može pristupiti samo korištenjem vjerodajnica koje posjeduje određeni pojedinac, neće se tražiti dodatna sredstva verifikacije jer se smatra da ti izvori pružaju dovoljno snažnu poveznicu.
B. Pribavljanje informacija o svrsi i namjeravanoj prirodi poslovnog odnosa
Cilj otvaranja računa za igre na sreću sam je po sebi prilično očigledan, stoga se neće tražiti dodatna pojašnjenja o tome zašto je podnesen zahtjev za otvaranje računa. Međutim, može postojati skriveni motiv zbog kojeg je račun otvoren, a koji potencijalno može biti pranje novca ili financiranje terorizma. Ako SoftSpark Services s.r.l. ima bilo kakvu sumnju u postojanje takvog skrivenog motiva, provest će daljnju istragu i zatražiti dodatne podatke i dokumentaciju kako bi opravdao svoje sumnje ili potvrdio da doista nema opravdanih indikacija o nezakonitom motivu.
Ne postoji specifičan vremenski okvir ili razdoblje u kojem će se provoditi ove dodatne provjere, jer će se one jednostavno provesti kada se pojavi sumnja. Stoga se istraga može morati provesti već prilikom registracije, dok u drugim slučajevima neće biti potrebno provoditi je sve dok se ne dosegnu specifični obvezni AML pragovi.
U slučaju da se bilo kakve provjere moraju provesti prije obveznog razdoblja, SoftSpark Services s.r.l. najprije će prikupiti dovoljnu količinu informacija, a kada je to potrebno i dokumentaciju, kako bi utvrdio izvor imovine (*source of wealth*) igrača. Identificiranje izvora imovine igrača sastoji se od utvrđivanja aktivnosti koje generiraju ukupnu imovinu igrača, što će potom dovesti SoftSpark Services s.r.l. do zaključka opravdava li taj iznos imovine njegovu predviđenu i stvarnu razinu aktivnosti na računu. SoftSpark Services s.r.l. u ovoj će fazi također profilirati igrača unutar matrice rizika igrača (prema tablici u sljedećem odjeljku). Ako je rizik utvrđen nakon provjera srednji ili niski, SoftSpark Services s.r.l. prihvatit će izjavu korisnika s detaljima kao što su priroda zaposlenja/poslovanja i izjava o godišnjoj plaći. Pretraživanja na profesionalnim mrežama i društvenim medijima također će se koristiti u svrhu verifikacije. Ako je rizik visok ili SoftSpark Services s.r.l. sumnja u istinitost prikupljenih informacija, od igrača će se zatražiti da dostavi dodatnu neovisnu i pouzdanu dokumentaciju koja dokazuje navodni izvor imovine. Tako, primjerice, od pojedinca se može zatražiti da pošalje presliku svoje platne liste ili dostavi druge dokumentirane dokaze kojima potvrđuje svoju izjavu.
C. Kontinuirani nadzor
To u konačnici obuhvaća nadzor transakcija klijenata, osobnih podataka i promjena u njihovim okolnostima ili sklonostima klađenju, kako bi se osiguralo da su oni u skladu s očekivanom aktivnošću, a ako nisu, da se identificira zašto je došlo do promjena. Cilj je identificirati i analizirati subjektivno neuobičajene velike transakcije, promjene u obrascima igranja i druge „izvanredne” aktivnosti. U tom pogledu, za SoftSpark Services s.r.l. važno je osigurati da se podaci o igračima redovito ažuriraju. Poticat će pa čak i obvezivati igrače putem uvjeta korištenja da obavijeste SoftSpark Services s.r.l. o svim promjenama te, ako je moguće, dostave dokumentaciju kojom to potvrđuju. Kroz postupak nadzora pregledavat će se razina rizika te provoditi analiza treba li prethodno utvrđenu ocjenu rizika izmijeniti ili ne. Sve kontradiktornosti u informacijama morat će se opravdati, a SoftSpark Services s.r.l. zadržava pravo zatražiti dodatne potkrepljujuće dokaze.
Adekvatan kontinuirani nadzor također obuhvaća pažljivo ispitivanje transakcija i obrazaca igranja igrača kako bi se osiguralo da su oni u skladu sa saznanjima koja SoftSpark Services s.r.l. ima o igraču, njegovoj igračkoj aktivnosti i profilu rizika. Ako se to dvoje ne podudara, SoftSpark Services s.r.l. na sličan će način preispitati situaciju. Kad god SoftSpark Services s.r.l. zatraži dodatne informacije, uvijek će zabilježiti svoje nalaze kako bi dokazao svoju usklađenost. Ako se bilo koja identificirana kontradiktornost nastavi bez uspješnog rješavanja, SoftSpark Services s.r.l. analizirat će treba li podnijeti izvješće nadležnim tijelima i donijeti odluku smatra li potrebnim suspendirati račun igrača.
Naposljetku, u pogledu PEP-ova, može doći do scenarija u kojem se igrač nije smatrao PEP-om u fazi registracije, ali to postane tijekom poslovnog odnosa. Ako tijekom provođenja kontinuiranog nadzora SoftSpark Services s.r.l. sazna za takvu promjenu, SoftSpark Services s.r.l. raskinut će poslovni odnos jer ima strogu politiku neprihvaćanja PEP-ova kao igrača. Ako se dogodi da iz nekog razloga pojedinac nije bio identificiran kao PEP iako je bio PEP već u fazi registracije, ali je naknadno tako identificiran, SoftSpark Services s.r.l. poništit će sve dobitke koje je pojedinac ostvario te prenijeti uplaćena sredstva na izvorni izvor s kojeg su sredstva potekla. Slijedom toga zatvorit će račun igrača, u skladu s postupkom navedenim u odjeljku 3.3 u nastavku.
3.2 Vrijeme i primjena mjera dubinske analize stranke (CDD)
As described further above the player’s account will be successfully opened once the player registers providing the requested basic personal information. The system is set to prevent minors from registering by rejecting any date of birth inserted which would signify that the player is under eighteen years of age (or any other age as per specific legislation – such as Latvia – 21 years of age.)
Any player details’ verification (with the exception of PEP confirmations) may occur at any point in time at SoftSpark Services s.r.l. discretion. However at least, it must definitely be carried out when the amount deposited by the players reaches the cumulative value of € 1,000. It makes no difference whether such deposits have been carried out via a single operation or several operations which appear to be linked or otherwise. SoftSpark Services s.r.l. will hence put in place a system which calculates on a daily basis, whether, the player has reached the deposit limit of € 1,000 on his account. Another important factor that the system will include is, the identification of possible multiple accounts, which accounts would have been specifically created to either defraud the company through bonuses abuse or specifically to never reach the required deposit limit of €1,000, and hence ensuring that the account remains unverified.
Up until the time that this threshold is reached, SoftSpark Services s.r.l. will conduct ongoing monitoring as per point C of section 3.1 above, so as to ensure that player information is still correct. Furthermore, if SoftSpark Services s.r.l. notices at any point in time any inconsistencies between the information provided by the player and any other information it acquires, SoftSpark Services s.r.l. will question the discrepancies and take any remedial action it deems necessary. In addition, should it suspect money laundering or funding of terrorism, it will follow the procedure laid out in section 4 below.
Once the mentioned threshold is reached, the player’s risk profile will be confirmed, upon the basis of the risk assessment carried out as per section 2.2 above. The latter shall take place prior to the lapse of thirty days from when the € 1,000 threshold is reached. The risk assessment will determine whether the risk posed by the individual is low, medium or high. The measures adopt to control the risk in question vary, as per the table laid out hereunder:
SoftSpark Services s.r.l. dopustit će igračima nastavak korištenja njihovog računa za igre na sreću dok još prikuplja potrebne informacije i/ili dokumentaciju od dotičnog igrača. Međutim, sve do trenutka kada SoftSpark Services s.r.l. stvarni ne pribavi navedene informacije i/ili dokumentaciju te ne verificira identitet igrača, neće dopustiti igraču izvršenje bilo kakvih isplata s njegovog računa, neovisno o uključenom iznosu. Nadalje, ako protekne trideset dana od trenutka kada je ispunjen prag od 1.000 €, a igrač nije dostavio zatražene informacije i/ili dokumentaciju, SoftSpark Services s.r.l. može raskinuti poslovni odnos s igračem, prateći postupak naveden u sljedećem odjeljku.
3.3 Prekid poslovnog odnosa
SoftSpark Services s.r.l. raskinut će svoj poslovni odnos s igračem ako on ne dostavi tražene informacije i/ili dokumentaciju koje je SoftSpark Services s.r.l. od njega više puta zatražio. SoftSpark Services s.r.l. poništit će sve dobitke te prenijeti uplaćena sredstva na izvorni izvor s kojeg su sredstva potekla. Sva odobrenja za takvu radnju mora donijeti viši menadžment, i to tek nakon što utvrdi da ne postoje ograničenja za prijenos sredstava. Ako SoftSpark Services s.r.l. utvrdi da je nemoguće vratiti sredstva igraču putem istih kanala, kao krajnju mjeru doznačit će sredstva na jedinstveni račun otvoren kod kreditne ili financijske institucije u uglednoj jurisdikciji na ime igrača. Ako takav račun nije stavljen na raspolaganje, sredstva će se i dalje voditi na ime igrača. Sredstva će se nastaviti držati na računu sve dok igrač ne dostavi adekvatne podatke za prijenos. Ako se to nikada ne ostvari, nakon isteka 30 mjeseci sva preostala sredstva na računu doznačit će se regulatornom tijelu ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Prilikom svake doznake takvih sredstava, SoftSpark Services s.r.l. u uputama koje prate sredstva naznačit će da se ona doznačuju zbog nemogućnosti dovršetka postupka dubinske analize stranke (CDD). SoftSpark Services s.r.l. također će razmotriti postoje li osnove za podnošenje Izvješća o sumnjivoj transakciji (STR), u skladu s postupkom navedenim u nastavku.
3.4 B2B odnosi
SoftSpark Services s.r.l. također će provoditi postupke dubinske analize prije stupanja u bilo kakve poslovne odnose s trećim stranama. Ove postupke provodit će viši menadžment u suradnji s pravnim odjelom i ovlaštenom osobom za sprečavanje pranja novca (MLRO). Jednako kao i dubinska analiza stranke (CDD), dubinska analiza poslovanja (BDD) nastojat će identificirati koji bi se rizici pojavili ako SoftSpark Services s.r.l. stupi u poslovanje s trećom stranom. Prilikom provođenja ove procjene utvrdit će se mogu li se utvrditi izvor, priroda i obujam poslovanja koje bi se uvelo putem treće strane. SoftSpark Services s.r.l. također će pridati veliku važnost činjenici je li dobavljač već odobreni dobavljač u skladu sa zahtjevima regulatora ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Također se smatra pozitivnim ako dobavljač koji trenutno nije odobren zatraži odobrenje u trenutku sklapanja ugovora s društvom SoftSpark Services s.r.l. Procjena će također nastojati utvrditi ima li treća strana poslovne odnose s drugim trećim stranama za koje je poznato da nisu na dobrom glasu, ili posluje li treća strana u jurisdikciji koja nije na dobrom glasu ili iz nje. U tom pogledu, SoftSpark Services s.r.l. zatražit će od treće strane da mu dostavi originale/ovjerene preslike sve potrebne dokumentacije, uključujući potvrdu o osnivanju društva, osnivački akt i statut, potvrdu o urednom poslovanju (*certificate of good standing*), godišnja financijska izvješća, identifikaciju uprave društva te popis dioničara i bankovnu preporuku kojom se potvrđuje da se poslovi društva vode na uredan način. Nakon što se utvrdi da treća strana posluje na način koji neće ugroziti položaj društva SoftSpark Services s.r.l., stranke će se dogovoriti o uvjetima poslovnog odnosa i potpisati relevantne ugovore i dokumentaciju. Kao dio BDD-a, SoftSpark Services s.r.l. provodit će kontinuirani nadzor kako bi osigurao da treća strana i dalje posluje na savjestan način, na temelju vlastitog iskustva o načinu na koji se usluge pružaju. Nadalje, SoftSpark Services s.r.l. također zadržava pravo uključivanja klauzule o pravu na reviziju (*Right to Audit*) u ugovor koji potpisuje s trećom stranom, ako se to smatra potrebnim.
Svaki provedeni pregled sprječavanja pranja novca posebno će se zabilježiti u spisu treće strane. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. uvijek će zadržati pravo na raskid poslovnog odnosa s bilo kojom trećom stranom ako smatra da poslovanjem s njom dovodi u opasnost svoju usklađenost s obvezama sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma. Obavijest regulatoru ANJOUAN GAMING AUTHORITY dat će se u skladu s ugovorom i zahtjevima samog regulatora.
3.5 Oslanjanje i agenti
SoftSpark Services s.r.l. može odlučiti osloniti se na informacije i dokumentaciju prikupljenu u fazi ukrcaja (*on-boarding*) korisnika od strane treće strane i/ili angažirati zastupnika (*agent*). U bilo kojem od tih slučajeva, SoftSpark Services s.r.l. osigurat će da treća strana ima sjedište u državi članici EU-a ili u uglednoj jurisdikciji koja primjenjuje jednake mjere sprječavanja pranja novca ili suzbijanja financiranja terorizma kao što je propisano primjenjivim zakonima Anjouana, ili mjere koje su im ekvivalentne. Pri utvrđivanju potonjeg, SoftSpark Services s.r.l. oslanjat će se na ugledne izvore kao što su izvješća o evaluaciji Radne skupine za financijsku akciju protiv pranja novca (*FATF*), izvješća Međunarodnog monetarnog fonda po zemljama (*IMF Country Reports*) itd.
Ako se SoftSpark Services s.r.l. odluči osloniti na informacije koje je dostavila treća strana, i dalje može zatražiti od igrača da dostavi sve dokumente za verifikaciju. U takvim okolnostima, SoftSpark Services s.r.l. samostalno će provesti procjenu rizika temeljenog na korisniku, utvrditi ocjenu rizika korisnika i provoditi kontinuirani nadzor. Odnos između društva SoftSpark Services s.r.l. i treće strane bit će uređen ugovorom, a jedan od uvjeta bit će da treća strana dostavi društvu SoftSpark Services s.r.l. dokumente koji se tiču igrača odmah na zahtjev. SoftSpark Services s.r.l. također će u ugovor uključiti klauzulu o pravu na reviziju (*Right to Audit*) te će povremeno testirati ovaj aranžman kako bi osigurao da se potrebni osobni podaci igrača i dokumentacija prikupljaju u skladu s dogovorenim specifikacijama.
Preslika ovog postupka također će se dostaviti trećoj strani kako bi se osiguralo da su zahtjevi dubinske analize stranke (CDD) i primjenjivi pragovi adekvatno iskomunicirani, čime treća strana nikada neće imati izgovor da nije bila upoznata s primjenjivim zahtjevima društva. SoftSpark Services s.r.l. može, kad god je to zakonom dopušteno, odabrati korištenje usluga zastupnika radi ukrcaja ili pružanja usluga korisnicima. SoftSpark Services s.r.l. može zatražiti od zastupnika provođenje potrebnih kontrola i usvajanje mjera za sprječavanje pranja novca/suzbijanje financiranja terorizma prilikom ukrcaja ili pružanja usluga jednom od korisnika društva SoftSpark Services s.r.l. U svakom slučaju, međutim, SoftSpark Services s.r.l. osigurat će da se svaka primjena mjera CDD-a provodi savjesno i u skladu s primjenjivim zakonima. SoftSpark Services s.r.l. potpuno je svjestan da pri oslanjanju na treće strane ili korištenju zastupnika u konačnici sam ostaje odgovoran za osiguravanje pridržavanja svojih obveza u području sprječavanja pranja novca i suzbijanja financiranja terorizma.
4. Prijavljivanje sumnjivih aktivnosti i transakcija
4.1 Imenovanje službenika za prijavljivanje pranja novca (MLRO)
Iako je detaljan opis odgovornosti Ovlaštene osobe za sprečavanje pranja novca (MLRO) naveden u Pravilniku o ulogama i odgovornostima u ljudskim resursima, glavna odgovornost MLRO-a bit će razmatranje svih internih izvješća o neuobičajenim ili sumnjivim transakcijama koja se pokrenu unutar društva, poduzimanje daljnjih radnji po tim izvješćima te podnošenje Izvješća o sumnjivoj transakciji (STR) Nadzorno-financijskoj jedinici (FIAU), kada se to smatra potrebnim. MLRO će također djelovati kao glavni kanal putem kojeg će se odvijati sva komunikacija s FIAU-om. On će osigurati da SoftSpark Services s.r.l. učinkovito provodi politike i postupke koje je usvojio radi ispunjavanja svojih obveza u području sprječavanja pranja novca i suzbijanja financiranja terorizma. MLRO će biti odgovoran za praćenje svih ažuriranja lista sankcija, kao što su liste Radne skupine za financijsku akciju protiv pranja novca (FATF) i Ureda za nadzor strane imovine (OFAC). Zatim će obavijestiti ostatak osoblja o svim izmjenama lista sankcija i svim temeljnim promjenama primjenjivog zakona. SoftSpark Services s.r.l. osigurat će da pojedinac imenovan za MLRO-a uživa dovoljan stupanj senioriteta i ovlasti kako bi mogao djelovati neovisno o upravoj strukturi društva.
MLRO će imati pristup svim potrebnim informacijama/dokumentaciji i zaposlenicima društva radi učinkovitog obavljanja svojih obveza. SoftSpark Services s.r.l. također je imenovao zamjenika (određenog zaposlenika) koji će moći djelovati kao MLRO tijekom odsutnosti MLRO-a. Imenovanja MLRO-a, kao i zamjenika, bit će objavljena regulatornom tijelu ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kako bi ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kao i FIAU, mogli uputiti upite i zahteve izravno njima kad god se ukaže potreba. Stoga će ti pojedinci djelovati kao kontaktna točka između društva SoftSpark Services s.r.l. i nadležnih tijela u pitanjima vezanim uz sprječavanje pranja novca i suzbijanje financiranja terorizma.
4.2 Prijavljivanje sumnjivih aktivnosti i transakcija
Društvo SoftSpark Services s.r.l. može razviti sumnju ili imati osnovanu sumnju da je aktivnost na računu povezana s pranjem novca ili financiranjem terorizma. U tom trenutku, SoftSpark Services s.r.l. osigurat će ispunjenje svih zahtjeva dubinske analize stranke (CDD), neovisno o tome je li dosegnut bilo koji primjenjivi prag. Slijedom toga, podnijet će Izvješće o sumnjivoj transakciji (STR) u najkraćem mogućem roku.
4.2.1 Interni postupci izvješćivanja
Kao što je detaljnije navedeno u odjeljku 6 u nastavku, sve osoblje koje komunicira s igračima ili ima pristup informacijama o poslovanju klijenata proći će obuku za sprječavanje pranja novca. Na taj način moći će prepoznati koje bi ih radnje igrača razumno trebale navesti na sumnju da se pokušava ili da je izvršeno pranje novca ili financiranje terorizma. Primjerice, od njih se očekuje da shvate da ako igrač pokuša registrirati više od jednog računa kod društva SoftSpark Services s.r.l., ili ako uplaćuje znatne iznose tijekom jedne sesije putem više unaprijed plaćenih (*pre-paid*) kartica, takve radnje trebaju predstavljati indikatore ili upozoravajuće znakove (*red flags*) koji bi ih trebali navesti na preispitivanje ponašanja igrača. U tom trenutku zaposlenik može diskretno potražiti objašnjenja od igrača, bez otkrivanja svoje sumnje igraču. Takvo je otkrivanje zabranjeno, bilo izravno ili neizravno, te stoga svi članovi osoblja u tom pogledu moraju biti iznimno oprezni. Ako službenik ne uspije pribaviti uvjerljive informacije, a nakon potpunog razmatranja i dalje sumnja na nečasne radnje, u tom će trenutku obavijestiti svog neposredno nadređenog. Sasvim razumljivo, prije izvješćivanja nadređenog, zaposlenik se mora uvjeriti da postoji jasan pokazatelj namjere zaobilaženja zaštitnih mehanizama te da je prisutno korištenje financijskog sustava u kriminalne svrhe.
Mogu postojati slučajevi u kojima se menadžer ne slaže sa službenikom, ali službenik i dalje smatra da ima razumnu osnovu za sumnju na nepravilnosti. U takvim okolnostima zaposlenik će u svakom slučaju obavijestiti MLRO-a o svojim sumnjama. Zaposlenik može o tome razgovarati izravno s MLRO-om i ni na koji način nije dužan obavijestiti ili uključiti svog menadžera. Po zaprimanju internog izvješća od zaposlenika, MLRO će u pisanom obliku potvrditi njegov primitak, pozivajući se na izvješće prema datumu i jedinstvenom broju spisa, bez navođenja imena osumnjičene osobe (ili osoba). Na taj način smatrat će se da je zaposlenikova zakonska obveza izvješćivanja ispunjena. Zaposleniku će biti dopušteno o predmetu interno razgovarati s upravom ili drugim zaposlenicima, ako se to uopće smatra potrebnim, tek nakon što dobije odobrenje od MLRO-a. Bilo kakve vanjske rasprave zabranjene su i smatrat će se odavanjem tajne (*tipping off*). Ako nastanu okolnosti zbog kojih je zaposleniku teško komunicirati s igračem bez rizika od odavanja tajne, zaposlenik treba potražiti savjet i slijediti upute MLRO-a. Ovaj postupak predstavlja interni postupak društva SoftSpark Services s.r.l. za izvješćivanje o sumnjivim aktivnostima i transakcijama.
4.2.2 Vanjski postupci izvješćivanja
Kao što je već opisano u prethodnom odjeljku, MLRO zaprima i procjenjuje interna izvješća o sumnji. On će otvoriti i voditi dnevnik s detaljima o napretku vezanom uz svako izvješće, bilježeći sve informacije koje je potrebno dokumentirati kako bi se osigurao odgovarajući trag razloga koji su doveli do njegove odluke. Takva se dokumentacija također može koristiti za pružanje pomoći tijelima u bilo kojoj analizi ili istrazi sumnje na pranje novca ili financiranje terorizma, kada se takvi detalji izravno zatraže od MLRO-a. Ovaj dnevnik vodi MLRO i dostupan je samo njemu te ne čini dio igračeve datoteke/spisa. MLRO će prikupiti sve potrebne informacije i postaviti pitanja bilo kojem zaposleniku društva SoftSpark Services s.r.l. u sklopu svoje istrage. Zaposlenici (bilo oni koji su podnijeli interno izvješće ili drugi) duźni su pružiti MLRO-u relevantne informacije. Čineći to, neće prekršiti svoju obvezu čuvanja povjerljivosti podataka o klijentu. Kada MLRO odluči da postoje razumni razlozi koji opravdavaju podnošenje STR-a putem internetskog sustava za podnošenje nadležnog tijela, podnijet će ovo formalno izvješće FIAU-u u ime društva SoftSpark Services s.r.l. Nikakve preslike internih ili vanjskih izvješća neće se izrađivati. MLRO će takve zapise čuvati na sigurnom. MLRO će, kada je to prikladno, obavijestiti podnositelja internog izvješća je li podneseno formalno izvješće ili ne. Nakon formalnog podnošenja, MLRO će poduzeti radnje koje tijela zahtijevaju u vezi s izvješćem i postupiti u skladu s njihovim uputama.
4.2.3 Što bi trebalo pobuditi sumnju na sumnjivu aktivnost?
Radi jasnoće, izvješćivanje putem STR-a obuhvaća:
– Bilo koju aktivnost koja navodi SoftSpark Services s.r.l. na pomisao da je osoba povezana s pranjem novca/financiranjem terorizma ili bilo kojom imovinskom koristi stečenom kaznenim djelom, ili da se jedno od to dvoje čini ili bi se moglo počiniti, neovisno o tome jesu li transakcije izvršene ili ne.
– Bilo koji slučaj u kojem će objektivne činjenice navesti SoftSpark Services s.r.l. na razumnu sumnju da se možda odvija pranje novca/financiranje terorizma ili prikrivanje imovinske koristi stečene kaznenim djelom.
SoftSpark Services s.r.l. bit će dužan podnijeti STR tijelu FIAU u vezi s aktivnostima koje se provode na temelju njegove licence Anjouan Gaming Licence te u skladu s time obavijestiti regulatora ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kada se to smatra potrebnim i prema uputama FIAU-a.
4.2.4 Zaustavljanje/nastavak rada nakon pojave sumnje
Zbog prirode proizvoda i usluga igara na sreću koje nudi SoftSpark Services s.r.l., kao i prirode dotičnih transakcija, SoftSpark Services s.r.l. neće uvijek biti u mogućnosti suzdržati se od izvršenja transakcije na čekanju prije podnošenja STR-a. To je zato što, ako bi se SoftSpark Services s.r.l. suzdržao od prihvaćanja transakcije u situacijama kada je obično prihvaća trenutno, kašnjenje u prihvaćanju moglo bi navešći igrača da shvati da ga se sumnjiči za prijevarnu aktivnost. Svako kašnjenje može naštetiti analizi ili istrazi sumnjive transakcije. Stoga, kad god SoftSpark Services s.r.l. posumnja na pranje novca/financiranje terorizma, ipak će pristupiti izvršenju sumnjive transakcije. Međutim, SoftSpark Services s.r.l. podnijet će STR tijelu FIAU odmah nakon izvršenja transakcije.
4.2.5 Zabrana otkrivanja
Sljedeće radnje ne predstavljaju kršenje zabrane otkrivanja podataka (odavanja tajne):
– Otkrivanja nadzornom tijelu, u ovom slučaju ANJOUAN GAMING AUTHORITY;
– Otkrivanja između obveznika unutar iste grupe;
– Otkrivanja između obveznika koji obavlja „relevantnu aktivnost” i druge osobe koja obavlja slične aktivnosti i gdje su slični zahtjevi nametnuti od strane jurisdikcije, pri čemu su te osobe unutar same pravne osobe ili unutar veće strukture kojoj pripadaju, a koje imaju zajedničko vlasništvo i upravljanje;
– Razmjena informacija temeljenih na istoj transakciji, gdje su obveznici i povezana aktivnost podložni istim zakonskim obvezama, a osobe pripadaju istoj kategoriji struke te stoga imaju slične obveze u pogledu profesionalne tajne i zaštite podataka;
– Otkrivanja od strane obveznika u tijeku postupaka pokrenutih u vezi s kašnjenjima u izvršenju transakcija, gdje je obveznik zapravo slijedio upute FIAU-a;
– Otkrivanje od strane obveznika nadzornom tijelu na temelju zahtjeva nadzornog tijela, u ovom pogledu ANJOUAN GAMING AUTHORITY.
SoftSpark Services s.r.l. također će pažljivo razmotriti sve mjere koje odluči primijeniti prema sumnjivom igraču nakon podnošenja STR-a. Kako ne bi ugrozio istragu, prije poduzimanja bilo kakve takve radnje, SoftSpark Services s.r.l. zatražit će smjernice od analitičara FIAU-a. SoftSpark Services s.r.l. će, koliko god je to moguće, smatrati takve radnje krajnjom mjerom i neće nepotrebno opterećivati FIAU sa svakom malom sumnjom. U slučajevima manjih sumnji koje ne opravdavaju izvješćivanje, umjesto toga povećat će kontinuirani nadzor i podnijeti STR tijelu FIAU tek kada sumnja potraje ili se indikatori povećaju. SoftSpark Services s.r.l. osigurat će odgovarajuće dokumentiranje takvog internog donošenja odluka.
5. Postupak upravljanja isplatama
Kad god igrač podnese zahtjev za isplatu, neovisno o korištenom načinu plaćanja, društvo SoftSpark Services s.r.l. će, prije prihvaćanja takvog zahtjeva, osigurati da se institucija kojoj se doznačuju sredstva nalazi u uglednoj jurisdikciji te da primjenjuje ekvivalentne zahtjeve za sprječavanje pranja novca i suzbijanje financiranja terorizma onima koji se primjenjuju na SoftSpark Services s.r.l. Sasvim razumljivo, to se također odnosi i na institucije iz kojih se prihvaćaju uplate igrača. Kao opće pravilo, isplate će se obrađivati samo na isti izvor s kojeg su sredstva potekla. Ova mjera ograničit će rizik od uspješnih isplata povezanih s pranjem novca ili financiranjem terorizma.
Nadalje, neće se vršiti nikakve gotovinske uplate niti isplate. Zahtjevi za isplatu provodit će se u skladu sa sljedećim postupkom:
– Zahtjevi za isplatu obrađivat će se odmah po zahtjevu.
– Ni pod kojim okolnostima ne mogu se obrađivati gotovinske isplate. Gotovinske transakcije izričito su zabranjene i zapravo ne postoje metode koje igrači mogu primijeniti za prijenos sredstava u gotovini.
– Provjeravat će se tijek igre (*gameplay*), kao i sve financijske transakcije.
– SoftSpark Services s.r.l. također će razmotriti igraju li pojedinci pošteno, ili je sustav igara na sreću na bilo koji način manipuliran, ili sustav umjesto toga radi nepravilno, a igrač je na bilo koji način iskoristio tehničku pogrešku (*bug*) bez odgovarajućeg obavještavanja društva SoftSpark Services s.r.l., u skladu sa zahtjevima Uvjeta korištenja.
– Također će se provjeriti je li provedena verifikacija dubinske analize stranke (CDD). Ako još nije provedena jer nije dosegnut uvjet uplate, donosi se odluka uprave o tome smatra li se potrebnim provesti verifikaciju CDD-a u ovoj fazi, prije dovršetka postupka isplate.
– Procjena rizika također se provodi/provjerava kako bi se osiguralo da je rizik igrača s obzirom na njegovu aktivnost kod SoftSpark Services s.r.l. utvrđen.
– Primjenjivi zahtjevi CDD-a bit će u skladu s odjeljkom 3.2 iznad.
– Ako igrač na zahtjev ne dostavi potrebne dokumente za verifikaciju, ili ako postane jasno da se verifikacija ne može provesti jer je pojedinac postupao prijevarno, isplate se neće obraditi. Kada društvu SoftSpark Services s.r.l. postane jasno da je pojedinac pokušao postupati prijevarno, blokirat će račun igrača, poništiti sve dobitke i jednostavno vratiti uplatu na račun s kojeg su sredstva potekla.
– U slučaju da se isplate ne mogu obraditi na račun s kojeg su sredstva potekla, kao na primjer kada igrač koristi Mastercard ili Paysafecard, SoftSpark Services s.r.l. službeno će zatražiti dokumente za verifikaciju igrača te podatke o drugom sustavu plaćanja za koji se može potvrditi da glasi na ime igrača, čime se na minimum svodi rizik od doznake sredstava pojedincu koji se razlikuje od osobe koja je izvorno uplatile sredstva. Ovaj je postupak uspostavljen kako bi se odvratila krađa kreditnih kartica i krađa identiteta.
U slučaju kada je potrebna ručna isplata zbog zatvaranja računa, isplate će se izvršiti u roku od 10 radnih dana, pod uvjetom da iznos ne prelazi tjedni limit isplate.
U slučaju da su potrebni dokumenti o izvoru sredstava / izvoru imovine (*source of funds / source of wealth*), odluka će se donijeti u roku od 30 dana od zaprimanja svih potrebnih dokumenata. Ako dostavljeni dokumenti zahtijevaju slanje dodatnih dokumenata, ovaj se rok pomiče na 30 dana od zaprimanja posljednjeg dokumenta. U slučaju da se dokumenti ne dostave u roku od 30 dana, račun će se ograničiti, a odluka o tome kako postupiti sa sredstvima ostaje u diskrecijskom pravu uprave i pravnog odjela.
6. Trening
Pravilnik je društva SoftSpark Services s.r.l. da svo osoblje koje ima kontakt s klijentima ili pristup informacijama o poslovanju klijenata mora proći obuku za sprječavanje pranja novca kako bi se osiguralo da su njihovo znanje i razumijevanje na odgovarajućoj razini. Obuka će se nadalje osigurati najmanje jednom godišnje kako bi se održala svijest i osiguralo ispunjavanje zakonskih obveza društva. Svaka obuka uvažit će praktičnost dodjele različitih zadataka osoblju u skladu s njihovom ulogom, a sve dostupne informacije bitrizirat će se po načelu „potrebno je znati” (*need-to-know*). Međutim, zaposlenicima će se osigurati obuka o cjelokupnom procesu kako bi se osiguralo da svaki službenik ima cjelovito razumijevanje postupaka dubinske analize, KYC-a, AML-a i isplate, budući da su oni iznimno usko povezani.
S obzirom na ozbiljnost obveza propisanih zakonima i propisima te težinu mogućih kazni, MLRO će osigurati da su informacije o tim obvezama u svakom trenutku dostupne svim članovima osoblja. MLRO će također osigurati provođenje kontinuirane obuke, odnosno po potrebi, uključujući i na temelju izravnih zahtjeva zaposlenika.
Programi obuke uključivat će testiranje kako bi se osiguralo da je svaki pojedinac postigao odgovarajuću razinu znanja i razumijevanja. Testiranje se može provoditi na različite načine, bilo putem formalnog testiranja, procjene kroz raspravu o studijama slučaja ili drugim putem. Posebna pažnja posvetit će se potrebama obuke višeg menadžmenta i odjela za usklađenost (*compliance*), čije znanje i razumijevanje moraju biti najtemeljitiji.
Odjel za ljudske resurse (HR) će:
– obavijestiti svakog člana osoblja o programima obuke koje su dužni proći, kao i o vremenskom rasporedu za njihov dovršetak;
– provjeriti je li svaki član osoblja dovršio dodijeljene programe obuke, uz slanje podsjetnika svima koji nisu dovršili programe u skladu s primjenjivim vremenskim rasporedom;
– voditi evidenciju o završenim obukama, uključujući rezultate testova ili drugih procjena koje dokazuju da je svaki pojedinac postigao odgovarajuću razinu kompetencije;
– ažurirati osobne spise zaposlenika s detaljima o prođenoj obuci i ostvarenim rezultatima, gdje je primjenjivo;
– uputiti višem menadžmentu sve slučajeve u kojima članovi osoblja ne reagiraju na obavijesti ili su im rezultati nezadovoljavajući, radi izdavanja ukora ili pružanja dodatne obuke, ovisno o pojedinačnom slučaju.
MLRO će imati potpuni pristup svim evidencijama koje posjeduje Odjel za ljudske resurse.
Po završetku ciklusa obuke, Odjel za ljudske resurse osigurat će kontinuitet tekuće obuke i također će dobivati ažurirane informacije od MLRO-a u vezi s promjenama koje se događaju na terenu, kako bi Odjel za ljudske resurse mogao osigurati da se svim zaposlenicima organizira i pruži ažurirana obuka.
Linijski menadžeri će također davati povratne informacije Odjelu za ljudske resurse u vezi s:
– učinkovitost završenih programa; i
– davati prijedloge o različitim metodama izvođenja.
Linijski menadžeri će nadopuniti obuku koja se pruža pomoćnom osoblju davanjem svakodnevnih smjernica o:
– vrste klijentskih naloga i transakcija koje se smatraju „značajnima” te ih stoga treba skrenuti pozornost njima;
– prepoznavanje klijentskih naloga i transakcija koje, iako nisu prirode koja se inače smatra „značajnom”, na neki način predstavljaju neuobičajenost ili anomaliju te bi ih trebalo razmotriti u pogledu moguće sumnje na pranje novca ili financiranje terorizma. MLRO će samostalno utvrditi potrebe obuke za svoju ulogu te se osigurati da prolazi kroz kontinuirano profesionalno usavršavanje (CPE) kako je potrebno za ispunjavanje njegovih/njezinih zakonskih obveza.
Cilj svih obuka jest osigurati da je osoblje sposobno prepoznati svaki pokušaj ili stvarnu aktivnost pranja novca ili financiranja terorizma koju igrači provode prilikom korištenja usluga društva SoftSpark Services s.r.l.
Chipstars koristi vanjskog pružatelja usluga (treću stranu) za postupak pojednostavljene dubinske analize te ne snosi odgovornost za pogreške ako do njih dođe na strani vanjskog pružatelja usluga.
7. Vođenje evidencije o informacijama o dubinskoj analizi klijenata
Kada se informacije prikupljaju u svrhu dubinske analize stranke (CDD), odgovorno osoblje dužnost je:
– voditi evidenciju u spisu klijenta;
– bilježiti slučajeve u kojima zatražene informacije nisu dostavljene ili pružena objašnjenja nisu bila zadovoljavajuća;
– osigurati da se sve evidencije vode na dosljedan način kako bi bile dostupne i razumljive drugim ovlaštenim članovima osoblja, uključujući MLRO-a.
Evidencije o transakcijama i korisnicima čuvaju se od datuma transakcije, odnosno od okončanja poslovnog odnosa, sve dok SoftSpark Services s.r.l. ima valjan pravni razlog za njihovo čuvanje. Takvi su razlozi ograničeni samo na zakonske obveze kojih se SoftSpark Services s.r.l. mora pridržavati, kao što su obveze sprječavanja pranja novca, porezni propisi itd. Slijedom toga, evidencije se arhiviraju. Igrači imaju mogućnost pristupa transakcijama sa svog profila u razdoblju od 2 mjeseca.
Ako SoftSpark Services s.r.l. utvrdi da se evidencija igrača mora čuvati dulje vremensko razdoblje zbog činjenice da je u vezi s tim igračem podneseno izvješće, sve relevantne evidencije čuvat će se u aktivnom sustavu (*live system*), a neće se arhivirati. To se čini kako bi se osiguralo da SoftSpark Services s.r.l. ispunjava svoje obveze u području sprječavanja pranja novca. Nakon što provjera / istraga bude dovršena i MLRO o tome odgovarajuće obaviješten, s evidencijama će se postupati jednako kao i sa svim ostalim informacijama te će se na njih primjenjivati ista politika arhiviranja.
8. Praćenje i upravljanje usklađenošću
Usklađenost s ovim pravilnikom stalno će se provjeravati i osiguravati. Upravni odbor zadržava pravo angažiranja vanjskih revizora radi provjere pridržava li se društvo mjera utvrđenih u ovom postupku. Nalazi takvih revizija i sve odgovarajuće preporuke za djelovanje prijavit će se Upravnom odboru. Potonji će potom zatražiti povratne informacije od uprave u pogledu prijedloga koje su iznijeli revizori. Na temelju preporuka, kao i povratnih informacija uprave, direktori će donijeti odluku o tome koje procese / postupke treba izmijeniti ili uvesti. Također će se raspraviti i utvrditi vremenski okvir za provedbu. Izvješće o provedbi bilo kakvih promjena mora se podnijeti direktorima, budući da su oni u konačnici odgovorni za poslovanje društva.
MLRO će očito biti uključen i njegov će se doprinos smatrati presudnim u pogledu ovog procesa. On će biti zadužen za nadzor aspekata politika i postupaka dubinske analize stranke (CDD) i sprječavanja pranja novca u društvu. Bilo koji nedostatak u tim postupcima ili usklađenosti s njima koji zahtijeva hitnu ispravku MLRO će riješiti odmah te će o takvim incidentima izvijestiti Upravni odbor po potrebi. Također će zatražiti od Odbora da mu pruži svu potrebnu podršku.
MLRO će izravno revidirati postupak najmanje jednom godišnje. MLRO će također izvijestiti Upravni odbor o svojim nalazima. Ovo izvješće uključivat će:
– sažetak svih promjena u regulatornom okruženju (ili okruženjima) u kojima SoftSpark Services s.r.l. posluje;
– sažetak aktivnosti sprječavanja pranja novca unutar društva, uključujući broj internih izvješća o sumnji koje je zaprimio MLRO i broj izvješća podnesenih nadležnim tijelima;
– detalje o svim nedostacima usklađenosti u pogledu kojih su mjere već poduzete, zajedno s izvješćima o rezultatima;
– detalje o svim nedostacima usklađenosti u pogledu kojih je potrebno poduzeti mjere, zajedno s preporučenim radnjama, uključujući predloženi vremenski okvir i potrebnu podršku uprave;
– pregled planova za kontinuirani razvoj uključenog osoblja, uključujući periodičnu obuku i aktivnosti podizanja svijesti za sve relevantne zaposlenike.
Tamo gdje je naznačena radnja uprave, Upravni odbor zatražit će od uprave da pruži svoje povratne informacije i vremenski okvir kada će se poduzeti potrebne radnje.
Ovaj će se postupak pregledavati i ažurirati najmanje svakih šest mjeseci. Međutim, to se može odvijati i češće ako se u bilo kojem trenutku uvedu izmjene u zakonodavstvu ili smjernicama, ili ako se to smatra potrebnim.
