1. Opšte
1.1 Izjava o politici
Politika je društva SoftSpark Services s.r.l. da svi članovi osoblja moraju aktivno učestvovati u sprečavanju zloupotrebe usluga društva SoftSpark Services s.r.l. od strane kriminalaca i terorista u svrhu pranja novca ili finansiranja terorističkih aktivnosti putem dobitaka ostvarenih klađenjem na veb-stranici društva. Ovo učešće ima sledeće ciljeve:
– obezbeđivanje usklađenosti društva SoftSpark Services s.r.l. sa svim primenjivim zakonima, podzakonskim aktima i zahtevima nadležnog nadzornog tela;
– zaštita društva i svih njegovih zaposlenih kao pojedinaca od rizika povezanih sa kršenjem zakona, propisa i nadzornih zahteva;
– očuvanje dobrog ugleda društva SoftSpark Services s.r.l. od rizika narušavanja reputacije usled umešanosti u aktivnosti pranja novca i finansiranja terorizma;
– davanje pozitivnog doprinosa borbi protiv kriminala i terorizma.
Kako bi se ostvarili ovi ciljevi, politika je društva SoftSpark Services s.r.l. da:
– svaki član osoblja mora ispunjavati svoje lične obaveze u skladu sa svojom ulogom i pozicijom unutar društva;
– komercijalni obziri nikada ne smeju imati prednost u odnosu na obaveze društva SoftSpark Services s.r.l. u pogledu sprečavanja pranja novca;
– društvo imenuje ovlašćeno lice za sprečavanje pranja novca (MLRO) i zamenika (određenog zaposlenog) kako bi se obezbedio kontinuitet tokom njegovog/njenog odsustva, pri čemu će im svi članovi osoblja pružiti svu potrebnu pomoć i saradnju u obavljanju dužnosti. Svako pozivanje na MLRO u ovom dokumentu uključuje i zamenika u slučaju privremenog odsustva MLRO-a.
1.2 Definicija
Društvo SoftSpark Services s.r.l. smatra da je pre primene svog Postupka za upravljanje prevarama od suštinskog značaja da identifikuje šta je, s jedne strane, pranje novca, a šta, s druge strane, predstavlja finansiranje terorizma.
Pranje novca je kretanje ili prikrivanje imovinske koristi stečene kriminalom sa ciljem prikrivanja veze između krivičnog dela i ostvarenih sredstava, kako bi se omogućilo korišćenje dobiti iz kriminala. Prema tome, krajnji cilj je prikrivanje izvora sredstava.
Finansiranje terorizma je proces stavljanja na raspolaganje sredstava ili druge imovine, direktno ili indirektno, terorističkim grupama ili pojedinačnim teroristima radi pružanja podrške u njihovim operacijama. Ovo se može odvijati putem sredstava koja potiču iz zakonitih izvora ili iz kombinacije zakonitih i nezakonitih izvora. Zapravo, finansiranje iz legalnih izvora predstavlja ključnu razliku između terorističkih organizacija i tradicionalnih kriminalnih organizacija uključenih u operacije pranja novca. Iako bi delovalo logično da finansiranje iz zakonitih izvora ne treba prati, teroristi ipak često imaju potrebu da prikriju ili maskiraju veze između organizacije ili pojedinačnog teroriste i njenih, odnosno njegovih zakonitih izvora finansiranja. Stoga se finansiranje terorizma uglavnom odnosi na prikrivanje krajnjeg primaoca sredstava.
U određenim slučajevima kada je potrebno podneti Izvještaj o sumnjivoj transakciji (STR) ili Izvještaj o sumnjivoj aktivnosti (SAR), komunikacija se mora svesti na minimum zbog zakonskih obaveza. Takvi slučajevi u kojima su uključene treće strane ponekad mogu trajati znatno duže nego obično, a mi nemamo uvid niti mogućnost da ubrzamo takve postupke. Ponekad je uključeno više strana, što dodatno produžava vreme rešavanja. Neki slučajevi i incidenti takođe zahtevaju pregled od strane menadžmenta ili pravnog tima, što takođe povećava vreme rešavanja.
2. Pristup zasnovan na riziku
2.1 Definicija
U skladu sa primenjivim zakonima, društvo SoftSpark Services s.r.l. primenjuje pristup zasnovan na proceni rizika (*Risk-Based Approach*). Ono stoga identifikuje i analizira svoje rizike, a naknadno koristi mere, politike, kontrole i postupke kako bi suzbilo sve neželjene rizike, među kojima su i oni koji se odnose na materijalizaciju rizika od pranja novca i finansiranja terorizma. Ovaj pristup omogućava fleksibilnost i značajno diskreciono pravo koje SoftSpark Services s.r.l. može primeniti. To samo po sebi nosi i značajnu odgovornost. Na društvu SoftSpark Services s.r.l. je da putem adekvatne dokumentacije, uključujući, ali ne ograničavajući se na proces analize rizika, dokaže da je procenilo sve rizike i na odgovarajući način uspostavilo mere za kontrolu tih rizika. U tom pogledu, ova politika navodi specifične korake koje će SoftSpark Services s.r.l. primeniti kako bi obezbedio da njegovo postupanje bude u skladu sa pristupom zasnovanim na proceni rizika u pogledu razmatranja i identifikovanja onih rizika koji direktno utiču na pranje novca i finansiranje terorizma.
2.2 Procena rizika
Upravljanje rizikom obuhvata:
– prepoznavanje postojanja rizika
– sprovođenje procene rizika, i
– primenu sistema i strategija za upravljanje identifikovanim rizicima i njihovu kontrolu.
Nema sumnje da se poslovanje u oblasti daljinskog priređivanja igara na sreću smatra rizičnim. Procena rizika će, međutim, identifikovati ključne rizike sa kojima se društvo suočava, kao i nivo tih rizika, kako bi se sledstveno usvojile potrebne mere za upravljanje identifikovanim rizicima i njihovu kontrolu. Ovaj postupak će precizirati kontrole i procese koje treba slediti kako bi se obezbedilo da se rizici koje je SoftSpark Services s.r.l. identifikovao i sa kojima će se suočavati u okviru svog poslovanja ne materijalizuju. Procena organizacionog rizika društva SoftSpark Services s.r.l., koju odobrava Upravni odbor, uzima u obzir sledeće faktore:
– Rizik proizvoda/usluge/transakcije
Neki proizvodi/usluge/transakcije u oblasti igara na sreću podložniji su kriminalnoj zloupotrebi od drugih. To uključuje, na primer, proizvode ili usluge igara na sreću koji omogućavaju korisniku da utiče na ishod igre, bilo da se radi o jednom igraču samostalno ili u tajnom dogovoru (*collusion*) sa drugima.
– Rizik interfejsa
Ovo se odnosi na kanal putem kojeg SoftSpark Services s.r.l. uspostavlja poslovni odnos i/ili putem kojeg se izvršavaju transakcije. Interakcije koje se ne odvijaju licem u lice, kao što je slučaj sa poslovnim interfejsom društva SoftSpark Services s.r.l., više se ne smatraju automatski visokorizičnim, sve dok se usvajaju tehnološke mere i kontrole za rešavanje povećanog rizika od prevare identiteta ili lažnog predstavljanja. SoftSpark Services s.r.l. će se postarati da usvoji dobru kombinaciju metoda verifikacije zasnovanih i na dokumentarnim i na elektronskim izvorima, kako je dole navedeno, u cilju suzbijanja navedenih rizika. Na primer, iako će SoftSpark Services s.r.l. koristiti elektronske baze podataka, potpuno je svestan da baze podataka potvrđuju samo da dostavljeni podaci o identitetu odgovaraju podacima stvarne osobe, a ne i da je korisnik zaista taj pojedinac. Dostavljanje dodatnih identifikacionih dokumenata pružiće dodatni dokaz da je SoftSpark Services s.r.l. opravdano smatrao da je korisnik zaista osoba za koju se izdaje.
– Geografski rizik
Ovo je rizik koji društvu SoftSpark Services s.r.l. predstavlja geografska lokacija korisnika, ali i geografske lokacije njegovih dobavljača i pružalaca usluga. Element koji treba uzeti u obzir u pogledu ovog postupka upravljanja prevarama je prvenstveno onaj koji se pripisuje korisnicima i izvoru sredstava navedenih korisnika. Nacionalnost, prebivalište i mesto rođenja korisnika treba uzeti u obzir jer oni mogu ukazivati na povećani geografski rizik. Zemlje koje imaju slab sistem za sprečavanje pranja novca i borbu protiv terorizma, zemlje za koje je poznato da pate od značajnog nivoa korupcije, kao i zemlje koje su pod međunarodnim sankcijama u vezi sa terorizmom ili širenjem oružja za masovno uništenje, smatraće se visokorizičnim. Važi i suprotno, pa se stoga mogu smatrati zemljama koje predstavljaju srednji ili niski rizik.
Procene rizika su „proces u toku”. Takve procene treba stalno iznova procenjivati kako se pojavljuju novi rizici. Rizici se mogu pojaviti usled promena u tehnologiji, što može olakšati pokušaje pranja novca ili finansiranja terorizma. Druge promene uključuju proširenje baze korisnika ili dodavanje igara i načina plaćanja koji predstavljaju drugačiji profil rizika od onih koji su već u ponudi, što će stoga zahtevati reviziju procene poslovnog rizika. U odsustvu takvih promena, SoftSpark Services s.r.l. će iznova proceniti svoju procenu poslovnog rizika najmanje jednom godišnje, kako bi procenio da li su potrebne bilo kakve izmene. Pri određivanju nivoa rizika koji predstavlja korisnik, uzeće se u obzir akumulacija svih relevantnih indikatora. Oni zajedno određuju profil rizika igrača, doprinoseći celokupnom profilu rizika igrača.
– Rizik korisnika
Ovo se odnosi na vrstu korisnika kojem se pruža usluga. Procena rizika koji predstavlja fizičko lice uglavnom se zasniva na ekonomskoj aktivnosti osobe i/ili izvoru imovine. Pri identifikovanju nivoa rizika inherentnog nekom odnosu, SoftSpark Services s.r.l. će procenjivati kolika je verovatnoća da bi korisnik mogao da opere imovinsku korist stečenu kriminalom putem usluga društva SoftSpark Services s.r.l. Nije verovatno da će korisnik sa visokim prihoda koji troši četvrtinu svoje mesečne plate na klađenje predstavljati visok rizik, čak i ako je iznos koji ulaže veliki. S druge strane, zaposleni sa minimalnom zaradom koji svoju jedinu platu troši na klađenje verovatnije će predstavljati visok rizik. Nadalje, pojedinac će biti proveren kako bi se utvrdilo da li je politički izloženo lice (PEP) ili je na bilo koji način povezan sa PEP-om. Takođe će se sprovesti provere kako bi se obezbedilo da pojedinac nije podložan bilo kakvim sankcijama ili drugim zakonskim merama.
Dužna pažnja prema klijentima (CDD)
3.1 Postupak
Postupak upravljanja prevarama sada će se fokusirati na postupak upoznavanja korisnika (*getting-to-know the customers*) i identifikovanje rizika povezanih sa njihovim transakcijama i poreklom njihovih sredstava – kako u pogledu mesta gde su sredstva pribavljena, tako i u pogledu izvora sredstava sa kojeg je korisnik doznačio novac.
Kao što je prethodno opisano, procena rizika nikada ne može biti univerzalna vežba koja odgovara svima (*one-size-fits-all*). SoftSpark Services s.r.l. će u tom pogledu sprovesti procenu rizika prilikom stupanja u poslovni odnos sa korisnikom ili prilikom izvršenja povremene transakcije za korisnika. Radi jasnoće, SoftSpark Services s.r.l. neće prihvatati pravna lica kao igrače, već isključivo pojedince (fizička lica). Navedena procena rizika omogućiće društvu SoftSpark Services s.r.l. da razvije profil rizika korisnika i kategoriše rizik kao niski, srednji ili visoki, čime se omogućava identifikovanje kontrola koje je potrebno usvojiti. Profil rizika igrača neće biti završen prilikom registracije. Registracioni deo procesa označavaće samo početak prikupljanja informacija, te će se profil rizika nadograđivati i precizirati sa razvojem odnosa sa igračem. Bude li pak došlo do promene u poslovnom odnosu sa korisnikom, što stoga podrazumeva i promenu u identifikovanom riziku, mere usvojene za kontrolu rizika biće prilagođene u skladu sa tim. Nadalje, kontinuirani nadzor, kako je detaljnije objašnjeno u nastavku, obezbediće da se svaka promena rizika uoči u najkraćem mogućem roku. Nivo nadzora biće srazmeran riziku koji predstavlja određeni korisnik, ali će se uspostaviti sistemi kako bi se uočile rizične situacije u nastajanju.
Za početak, SoftSpark Services s.r.l. primenjuje mere dubinske analize stranke (CDD) kako bi utvrdio ko su njegovi korisnici. Svi podaci prikupljeni u fazi registracije koriste se za izgradnju profila korisnika. Dalje profilisanje korisnika vrši se na osnovu njegove aktivnosti, kao i na osnovu specifičnih bihejvioralnih aspekata. Ovaj aspekt profilisanja pomoći će u određivanju rizika povezanog sa određenim igračem, pa samim tim i olakšati identifikovanje budućeg neuobičajenog ponašanja. CDD se deli na sledeća tri dela:
A. Identifikacija i verifikacija korisnika
Identifikacija se sastoji u prikupljanju ličnih podataka igrača. Ove informacije se prikupljaju tokom procesa registracije. Lični podaci koji se prikupljaju služe za pokretanje postupka „Upoznaj svog klijenta” (KYC), koji uključuje prikupljanje sledećih ličnih podataka:
a) Ime i prezime
b) Stalna adresa prebivališta
c) Datum rođenja, pošto igrač mora imati više od osamnaest godina (ili drugu dob u skladu sa specifičnim zakonodavstvom u jurisdikciji igrača)
d) Važeća adresa e-pošte
e) Mesto rođenja
f) Državljanstvo, i
g) Identifikacioni broj (JMBG/broj ličnog dokumenta) gde je primenjivo.
Nakon što se navedene informacije dostave, SoftSpark Services s.r.l. će najpre utvrditi da li je dotični pojedinac politički izloženo lice (PEP), član porodice PEP-a ili bliži poslovni saradnik PEP-a. U tu svrhu biće integrisane i korišćene pouzdane elektronske baze podataka, kao što su opensanctions.org i complyadvantage.com. Ako se utvrdi da je pojedinac PEP ili na bilo koji način povezan sa PEP-om, sam pojedinac će se smatrati PEP-om i neće mu biti dozvoljeno da se registruje kao igrač kod SoftSpark Services s.r.l., budući da društvo ima strogu politiku neprihvatanja PEP-ova kao igrača. To stoga znači da će se utvrđivanje da li je pojedinac PEP (prema gore navedenoj definiciji) vršiti već u fazi registracije.
Račun će formalno biti otvoren kada adresa e-pošte igrača bude verifikovana. U bilo kojoj situaciji u kojoj je igrač odmah identifikovan kao visokorizičan, SoftSpark Services s.r.l. može odmah zatražiti dodatne lične podatke i verifikaciju dostavljenih podataka. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. će obezbediti da u svakom trenutku može da utvrdi da je korisnik onaj za koga se izdaje, te da su usvojene mere dovoljno delotvorne da se suprotstave riziku od prevare identiteta i lažnog predstavljanja.
Verifikacija se sastoji u potvrđivanju ličnih podataka prikupljenih u svrhu identifikacije korišćenjem nezavisnih podataka, informacija i dokumentacije pribavljene iz pouzdanih izvora. Ako se identifikuju neslaganja u ličnim podacima koje je korisnik dostavio, SoftSpark Services s.r.l. će razmotriti da li da usvoji dodatne mere identifikacije i verifikacije.
Ovo će se odvijati na jedan od dva načina:
– Dokumentarni izvori
Po pravilu, ovaj metod verifikacije sprovodiće se uvidom u dokumente izdate od strane državnih organa koji sadrže fotografiju i identitet igrača (npr. pasoš, lična karta, vozačka dozvola itd.). Ako se adresa prebivališta igrača ne može verifikovati korišćenjem bilo kog od upravo navedenih dokumenata, SoftSpark Services s.r.l. će zatražiti alternativne pouzdane dokumente, kao što su nedavni račun za komunalne usluge, izvodi iz bankovnog računa, korespondencija od državnih ili javnih organa itd., kako bi se mogla verifikovati adresa. Zatraženi dokumenti primaće se putem elektronske pošte, a ako se smatra potrebnim, mogu se zatražiti i javnobeležnički overeni dokumenti.
SoftSpark Services s.r.l. će obezbediti da svi primljeni dokumenti budu jasni, čitljivi, dobrog kvaliteta i autentični ili da odražavaju autentične dokumente. Neke dokumente, kao što su pasoši, može biti lakše verifikovati jer se mogu proveriti u odnosu na druge izvore. U drugim slučajevima, kao što je to sa računima za komunalne usluge, proces verifikacije može biti manje jednostavan. SoftSpark Services s.r.l. sprovodiće dodatne provere korišćenjem specifičnih softverskih programa / aplikacija koje će biti integrisane kao rešenje za pomoć korisnicima u obavljanju njihovog rada.
U pogledu valjanosti dostavljenih informacija, SoftSpark Services s.r.l. uzeće u obzir i druge podatke koji se prikupljaju od igrača, kao što su geolokacija, podaci o IP adresi itd., koji bi pod normalnim okolnostima trebalo da potvrde podatke sadržane u dokumentima koje je igrač dostavio. Postojaće izuzeci gde se IP adresa neće poklapati sa zemljom / lokacijom. Takve slučajeve biće potrebno proveravati od slučaja do slučaja, a verifikacija / razjašnjenje pribavljaće se direktno od igrača.
– Elektronska sredstva
Ovo uključuje izvore kao što su E-ID ili Bank-ID i elektronske komercijalne baze podataka. SoftSpark Services s.r.l. je potpuno svestan da pouzdanost ovih baza podataka ne mora uvek biti najbolja. U tom pogledu, razmotriće koji izvor informacija napaja bazu podataka i da li je generalno poznato da se takvi podaci održavaju ažurnim. Prilikom korišćenja navedenih elektronskih baza podataka, SoftSpark Services s.r.l. koristiće i druge dokumentarne dokaze radi boljeg potvrđivanja / pouzdanosti. To je zato što pozitivan rezultat u elektronskoj bazi podataka znači samo da postoji pojedinac čiji lični podaci odgovaraju onima koje je klijent dostavio, ali ne i da je klijent upravo taj pojedinac. S druge strane, kada se koriste elektronski izvori kao što su E-ID i Bank-ID, kojima se može pristupiti samo korišćenjem pristupnih parametara koje poseduje specifični pojedinac, neće se tražiti dodatna sredstva verifikacije, jer se smatra da ovi izvori pružaju dovoljno jaku vezu.
B. Pribavljanje informacija o svrsi i nameravanoj prirodi poslovnog odnosa
Cilj otvaranja računa za igre na sreću je prilično očigledan, te se stoga neće tražiti razjašnjenja o tome zašto je podnet zahtev za otvaranje računa. Međutim, može postojati skriveni motiv na osnovu kojeg je račun otvoreno, a koji potencijalno može biti pranje novca ili finansiranje terorizma. Ako SoftSpark Services s.r.l. posumnja da takav skriveni motiv postoji, sprovešće dalju istragu i zatražiti dodatne podatke i dokumentaciju kako bi opravdao svoje sumnje ili potvrdio da zaista ne postoje opravdane indikacije o nezakonitom motivu.
Ne postoji specifičan vremenski okvir ili period u kojem će se ove dodatne provere sprovoditi, jer će se one jednostavno vršiti kada se pojavi sumnja. Stoga će se istraga možda morati sprovesti već prilikom registracije, dok u drugim slučajevima neće biti potrebe da se sprovodi sve dok se ne dostignu specifični obavezni AML pragovi.
U slučaju da se bilo kakve provere moraju sprovesti pre obaveznog perioda, SoftSpark Services s.r.l. najpre će prikupiti dovoljno informacija, a gde je potrebno i dokumentaciju, kako bi utvrdio izvor imovine igrača. Identifikovanje izvora imovine igrača sastoji se od utvrđivanja aktivnosti koje generišu neto vrednost igrača, što će potom navesti SoftSpark Services s.r.l. da utvrdi da li ovaj iznos imovine opravdava njegov projektovani i stvarni nivo aktivnosti na računu. SoftSpark Services s.r.l. u ovoj fazi takođe vrši profilisanje igrača u okviru matrice rizika igrača (prema tabeli u sledećem odjeljku). Kada je rizik utvrđen nakon provera niski ili srednji, SoftSpark Services s.r.l. prihvatiće izjavu korisnika sa detaljima kao što su priroda zaposlenja/poslovanja i izjava o godišnjoj plati. Pretrage na profesionalnim mrežama i društvenim medijima takođe će se koristiti u svrhu verifikacije. Ako je rizik visoki ili SoftSpark Services s.r.l. sumnja u istinitost prikupljenih informacija, od igrača će se zatražiti da dostavi dalju nezavisnu i pouzdanu dokumentaciju koja dokazuje navodni izvor imovine. Tako se, na primer, od pojedinca može zatražiti da pošalje kopiju svoje platne liste ili dostavi druge dokumentovane dokaze kojima se potvrđuje njegova izjava.
C. Kontinuirani nadzor
Ovo u konačnici podrazumeva nadzor transakcija klijenata, ličnih podataka i promena u njihovim okolnostima ili preferencijama pri klađenju, kako bi se obezbedilo da su oni u skladu sa očekivanom aktivnošću, a ako nisu, da se identifikuje zašto je do promena došlo. Cilj je da se subjektivno neuobičajeno velike transakcije, promene u obrascima igranja i druge „vanredne” aktivnosti identifikuju i analiziraju. U tom pogledu, za SoftSpark Services s.r.l. je važno da obezbedi da se podaci o igračima održavaju ažurnim. Podsticaće, pa čak i obavezivati igrače putem Uslova korišćenja da obaveste SoftSpark Services s.r.l. o svim promenama i, po mogućnosti, dostave dokumentaciju kojom se to potvrđuje. Kroz proces nadzora, nivo rizika biće preispitan i sprovešće se analiza da li ranije utvrđenu ocenu rizika treba izmeniti ili ne. Bilo kakva neslaganja u informacijama morala bi se opravdati, a SoftSpark Services s.r.l. zadržava pravo da zatraži dodatne potkrepljujuće dokaze.
Adekvatan kontinuirani nadzor takođe podrazumeva pažljivo ispitivanje transakcija i obrazaca igranja igrača kako bi se obezbedilo da su oni u skladu sa saznanjima koja SoftSpark Services s.r.l. ima o igraču, njegovoj igračkoj aktivnosti i profilu rizika. Ako se to dvoje ne poklapa, SoftSpark Services s.r.l. na sličan način će preispitati situaciju. Kad god SoftSpark Services s.r.l. zatraži dodatne informacije, uvek će zabeležiti svoje nalaze kako bi dokazao svoju usklađenost. Ako bilo koje identifikovano neslaganje potraje bez uspešnog rešavanja, SoftSpark Services s.r.l. analiziraće da li treba podneti izveštaj nadležnim organima i takođe doneti odluku da li smatra potrebnim da suspenduje račun igrača.
Na kraju, u pogledu PEP-ova, može se pojaviti scenario u kojem se igrač u fazi registracije nije smatrao PEP-om, ali to postane tokom poslovnog odnosa. Ako tokom sprovođenja kontinuiranog nadzora SoftSpark Services s.r.l. sazna za takvu promenu, SoftSpark Services s.r.l. raskinuti će svoj poslovni odnos budući da ima strogu politiku neprihvatanja PEP-ova kao igrača. Ukoliko se iz nekog razloga desi da pojedinac nije bio identifikovan kao PEP iako je bio PEP u fazi registracije, pa se naknadno utvrdi da to jeste, SoftSpark Services s.r.l. poništiće sve dobitke koje je pojedinac ostvario, a zatim preneti uplaćena sredstva na izvorni izvor sa kojeg su sredstva potekla. Sledstveno tome, zatvoriće račun igrača, u skladu sa postupkom navedenim u odjeljku 3.3 u nastavku.
3.2 Vremenski okvir i primena mera kompletne provere klijenta
Kao što je detaljnije opisano iznad, nalog igrača biće uspešno otvoren čim se igrač registruje i dostavi tražene osnovne lične podatke. Sistem je podešen tako da sprečava registraciju maloletnih lica odbijanjem svakog unetog datuma rođenja koji bi označavao da igrač ima manje od osamnaest godina (ili drugu starosnu dob u skladu sa specifičnim zakonodavstvom – kao što je Letonija, gde je to 21 godina).
Verifikacija detalja o igraču (sa izuzetkom potvrda o PEP statusu) može se izvršiti u bilo kom trenutku po nahođenju društva SoftSpark Services s.r.l. Međutim, ona se obavezno mora sprovesti najkasnije kada iznos koji je igrač uplatio dostigne kumulativnu vrednost od 1.000 €. Sasvim je svejedno da li su takve uplate izvršene putem jedne operacije ili više operacija koje deluju povezano ili ne. SoftSpark Services s.r.l. će stoga uspostaviti sistem koji na dnevnom nivou izračunava da li je igrač dostigao limit uplate od 1.000 € na svom nalogu. Još jedan važan faktor koji će sistem obuhvatiti jeste identifikacija potencijalnih višestrukih naloga, koji bi bili posebno kreirani bilo radi prevare kompanije kroz zloupotrebu bonusa, bilo specifično s ciljem da se nikada ne dostigne zahtevani limit uplate od 1.000 €, čime bi se obezbedilo da nalog ostane neverifikovan.
Sve do trenutka dok se ovaj prag ne dostigne, SoftSpark Services s.r.l. sprovodiće kontinuirani nadzor u skladu sa tačkom C odjeljka 3.1 iznad, kako bi se obezbedilo da su podaci o igraču i dalje tačni. Nadalje, ako SoftSpark Services s.r.l. u bilo kom trenutku uoči bilo kakva neslaganja između informacija koje je dostavio igrač i bilo kojih drugih informacija koje pribavi, SoftSpark Services s.r.l. će preispitati te razlike i preduzeti sve korektivne mere koje smatra potrebnim. Pored toga, ukoliko posumnja na pranje novca ili finansiranje terorizma, slediće postupak naveden u odjeljku 4 u nastavku.
Kada se navedeni prag dostigne, profil rizika igrača biće potvrđen na osnovu procene rizika sprovedene u skladu sa odjeljkom 2.2 iznad. Potonje će se izvršiti pre isteka roka od trideset dana od trenutka kada je prag od 1.000 € dostignut. Procena rizika utvrdiće da li je rizik koji pojedinac predstavlja niski, srednji ili visoki. Mere koje se usvajaju za kontrolu dotičnog rizika variraju, u skladu sa tabelom navedenom u nastavku:
SoftSpark Services s.r.l. omogućiće igračima da nastave sa korišćenjem svog naloga za igre na sreću dok je proces pribavljanja potrebnih informacija i/ili dokumentacije od dotičnog igrača još u toku. Međutim, sve do trenutka kada SoftSpark Services s.r.l. zaista ne pribavi navedene informacije i/ili dokumentaciju i ne verifikuje identitet igrača, neće dozvoliti igraču da izvrši bilo kakve isplate sa svog naloga, nezavisno od iznosa o kojem je reč. Nadalje, ako protekne trideset dana od trenutka kada je prag od 1.000 € dostignut, a igrač ne dostavi tražene informacije i/ili dokumentaciju, SoftSpark Services s.r.l. može raskinuti poslovni odnos sa igračem, prateći postupak naveden u narednom odjeljku.
3.3 Prekid poslovnog odnosa
SoftSpark Services s.r.l. raskinuće svoj poslovni odnos sa igračem ako on ne dostavi tražene informacije i/ili dokumentaciju koje je SoftSpark Services s.r.l. u više navrata od njega zatražio. SoftSpark Services s.r.l. poništiće sve dobitke i potom preneti uplaćena sredstva na izvorni izvor sa kojeg su sredstva potekla. Sva odobrenja za ovakvu akciju mora doneti viši menadžment i to tek nakon što utvrdi da ne postoji nikakvo ograničenje za prenos sredstava. Ako SoftSpark Services s.r.l. utvrdi da je nemoguće vratiti sredstva igraču putem istih kanala, kao krajnju meru preneće sredstva na jedan račun koji se vodi kod kreditne ili finansijske institucije u uglednoj jurisdikciji na ime igrača. Ako takav račun ne bude stavljen na raspolaganje, sredstva će nastaviti da se čuvaju na ime igrača. Sredstva će se čuvati na nalogu sve dok igrač ne dostavi adekvatne podatke za prenos. Ako do toga nikada ne dođe, nakon proteka roka od 30 meseci, sva preostala sredstva na nalogu biće prenesena regulatornom telu ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Prilikom prenosa takvih sredstava, SoftSpark Services s.r.l. će u instrukcijama koje prate sredstva naznačiti da se ona prenose zbog nemogućnosti sprovođenja dubinske analize stranke (CDD). SoftSpark Services s.r.l. takođe će razmotriti postoje li osnovi za podnošenje Izvještaja o sumnjivoj transakciji (STR), u skladu sa postupkom navedenim u nastavku.
3.4 B2B odnosi
SoftSpark Services s.r.l. takođe će sprovoditi postupke dubinske analize pre stupanja u bilo kakve poslovne odnose sa trećim stranama. Ove postupke sprovodiće viši menadžment zajedno sa pravnim odeljenjem i MLRO-om. Baš kao i dubinska analiza stranke (CDD), dubinska analiza poslovanja (BDD) imaće za cilj da identifikuje koji bi se rizici pojavili ukoliko bi SoftSpark Services s.r.l. stupio u poslovanje sa trećom stranom. Prilikom sprovođenja ove procene, utvrdiće se da li se mogu utvrditi izvor, priroda i obim poslovanja koje treba uvesti preko treće strane. SoftSpark Services s.r.l. takođe će pridati veliki značaj činjenici da je dobavljač već odobreni dobavljač u skladu sa zahtevima regulatornog tela ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Takođe se smatra pozitivnim ako dobavljač koji trenutno nije odobren zatraži odobrenje u trenutku sklapanja ugovora sa SoftSpark Services s.r.l.. Procena će takođe nastojati da utvrdi da li treća strana posluje sa drugim trećim stranama za koje je poznato da nisu ugledne, ili ako treća strana obavlja svoje poslovanje u ili iz neugledne jurisdikcije. U tom pogledu, SoftSpark Services s.r.l. zatražiće od treće strane da mu dostavi originalne/overene kopije sve potrebne dokumentacije, uključujući osnivački akt kompanije, statut i osnivački ugovor, potvrdu o dobrom poslovanju (*certificate of good standing*), godišnje finansijske izveštaje, identifikaciju rukovodilaca kompanije kao i listu akcionara, i bankarsko pismo preporuke kojim se potvrđuje da se poslovi kompanije vode na dobar način. Kada se utvrdi da treća strana obavlja poslovanje na način koji neće ugroziti poziciju društva SoftSpark Services s.r.l., strane će se dogovoriti o uslovima poslovnog odnosa i potpisati relevantne ugovore i dokumentaciju. Kao deo BDD-a, SoftSpark Services s.r.l. sprovodiće kontinuirani nadzor kako bi obezbedio da treća strana i dalje posluje na savestan način, na osnovu sopstvenog iskustva o načinu na koji se usluge pružaju. Nadalje, SoftSpark Services s.r.l. takođe zadržava pravo da u ugovor koji potpisuje sa trećom stranom uključi klauzulu o pravu na reviziju (*Right to Audit*), ukoliko se to smatra potrebnim.
Svaka sprovedena provera u pogledu sprečavanja pranja novca biće posebno zabeležena u spisu treće strane. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. uvek zadržava pravo da raskine svoj poslovni odnos sa bilo kojom trećom stranom ukoliko smatra da poslovanjem sa tom trećom stranom dovodi u rizik svoju usklađenost sa obavezama u pogledu sprečavanja pranja novca i finansiranja terorizma. Obaveštenje regulatoru ANJOUAN GAMING AUTHORITY biće dostavljeno u skladu sa ugovorom i u skladu sa zahtevima istog organa.
3.5 Oslanjanje i agenti
SoftSpark Services s.r.l. može odlučiti da se osloni na informacije i dokumentaciju koje je u fazi uključivanja korisnika (*on-boarding*) prikupila treća strana, i/ili da angažuje agenta. U oba slučaja, SoftSpark Services s.r.l. obezbediće da treća strana ima sedište u državi članici EU ili u uglednoj jurisdikciji koja primenjuje iste mere za sprečavanje pranja novca ili borbu protiv finansiranja terorizma kakve su navedene u primenjivim zakonima Anžuana, ili mere koje su im ekvivalentne. Pri utvrđivanju ovog drugog, SoftSpark Services s.r.l. oslanjaće se na ugledne izvore kao što su izveštaji o evaluaciji Radne grupe za finansijsku akciju protiv pranja novca (FATF), izveštaji MMF-a o zemljama (*IMF Country Reports*) itd.
Ako SoftSpark Services s.r.l. odluči da se osloni na informacije koje je dostavila treća strana, i dalje može zatražiti od igrača da dostavi bilo koje dokumente za verifikaciju. U takvim okolnostima, SoftSpark Services s.r.l. i dalje će samostalno sprovoditi procenu rizika zasnovanu na korisniku, utvrđivati ocenu rizika korisnika i sprovoditi kontinuirani nadzor. Odnos između društva SoftSpark Services s.r.l. i treće strane biće definisan ugovoru, pri čemu će jedan od uslova biti da treća strana dostavi društvu SoftSpark Services s.r.l. dokumente koji se odnose na igrače odmah po zahtevu. SoftSpark Services s.r.l. takođe će u ugovor uključiti klauzulu o pravu na reviziju (*Right to Audit*) i periodično će testirati ovaj aranžman kako bi obezbedio da se potrebni lični podaci i dokumentacija o igračima prikupljaju u skladu sa dogovorenim specifikacijama.
Primerak ovog postupka takođe će biti dostavljen trećoj strani kako bi se obezbedilo da su zahtevi dubinske analize stranke (CDD) i primenjivi pragovi adekvatno saopšteni, pa treća strana nikada neće imati izgovor da nije bila upoznata sa važećim zahtevima društva. SoftSpark Services s.r.l. može, kad god je to zakonom dozvoljeno, odlučiti da koristi usluge agenata radi uključivanja ili pružanja usluga korisnicima. SoftSpark Services s.r.l. može zatražiti od agenta da sprovede potrebne kontrole u pogledu sprečavanja pranja novca / borbe protiv finansiranja terorizma i primeni odgovarajuće mere prilikom uključivanja ili pružanja usluga nekom od korisnika društva SoftSpark Services s.r.l. U svakom slučaju, međutim, SoftSpark Services s.r.l. obezbediće da se svaka primena CDD mera sprovodi savesno i u skladu sa primenjivim zakonima. SoftSpark Services s.r.l. je potpuno svestan da u slučaju oslanjanja na treće strane ili korišćenja agenata ostaje krajnje odgovoran za obezbeđivanje usklađenosti sa svojim obavezama u pogledu sprečavanja pranja novca i borbe protiv finansiranja terorizma.
4. Prijavljivanje sumnjivih aktivnosti i transakcija
4.1 Imenovanje službenika za prijavljivanje pranja novca (MLRO)
Iako je detaljan opis odgovornosti MLRO-a naveden u Politici uloga i odgovornosti ljudskih resursa, glavna odgovornost MLRO-a biće razmatranje svih internih izveštaja o neuobičajenim ili sumnjivim transakcijama koji se pokrenu unutar društva, praćenje tih izveštaja, kao i podnošenje STR-a Jedinici za obradu finansijsko-obaveštajnih podataka (FIAU), kada se to smatra potrebnim. MLRO će takođe delovati kao glavni kanal putem kojeg će se odvijati sva komunikacija sa FIAU-om. On će obezbediti da SoftSpark Services s.r.l. efikasno primenjuje politike i postupke koje je usvojio radi ispunjavanja svojih obaveza u pogledu sprečavanja pranja novca i borbe protiv finansiranja terorizma. MLRO će biti odgovoran za praćenje svih ažuriranja lista sankcija, kao što su liste Radne grupe za finansijsku akciju (FATF) i Kancelarije za kontrolu strane imovine (OFAC). On će potom obaveštavati ostatak osoblja o svim izmenama na listama sankcija i svim fundamentalnim promenama u primenjivom zakonu. SoftSpark Services s.r.l. obezbediće da pojedinac imenovan za MLRO-a uživa dovoljan nivo senioriteta i autoriteta kako bi mogao da deluje nezavisno od rukovodstva društva.
MLRO će imati pristup svim potrebnim informacijama/dokumentaciji i zaposlenima u društvu radi efikasnog sprovođenja svojih obaveza. SoftSpark Services s.r.l. takođe je imenovao zamenika (određenog zaposlenog) koji će moći da deluje kao MLRO tokom njegovog odsustva. Imenovanja MLRO-a i zamenika biće saopštena regulatoru ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kako bi ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kao i FIAU, mogli direktno da im upućuju upite i zahteve kad god se ukaže potreba. Na taj način, ti pojedinci će delovati kao kontakt tačka između društva SoftSpark Services s.r.l. i nadležnih organa u pitanjima vezanim za sprečavanje pranja novca i borbu protiv finansiranja terorizma.
4.2 Prijavljivanje sumnjivih aktivnosti i transakcija
Društvo SoftSpark Services s.r.l. može razviti sumnju ili imati osnovane razloge za sumnju da je aktivnost na nalogu povezana sa pranjem novca ili finansiranjem terorizma. U tom trenutku, SoftSpark Services s.r.l. obezbediće ispunjenje svih zahteva dubinske analize stranke (CDD), bez obzira na to da li je dostignut bilo koji primenjivi prag. Sledstveno tome, podneće Izvještaj o sumnjivoj transakciji (STR) u najkraćem mogućem roku.
4.2.1 Interni postupci izveštavanja
Kao što je detaljnije navedeno u odjeljku 6 u nastavku, sve osoblje koje komunicira sa igračima ili ima pristup informacijama o poslovanju klijenata proći će obuku za sprečavanje pranja novca. Na taj način, biće u mogućnosti da identifikuju koja bi radnja igrača razumno trebalo da ih navede na sumnju da se pokušava ili sprovodi aktivnost pranja novca ili finansiranja terorizma. Na primer, od njih se očekuje da shvate da ako igrač pokuša da registruje više od jednog naloga kod SoftSpark Services s.r.l., ili ako uplati znatne iznose tokom jedne sesije putem više pripejd kartica, takve radnje treba da predstavljaju indikatore ili signale upozorenja (*red flags*) koji bi trebalo da ih navedu na preispitivanje ponašanja igrača. U tom trenutku, zaposleni može suptilno zatražiti objašnjenja od igrača, bez otkrivanja svoje sumnje igraču. Ovo otkrivanje je zabranjeno, bilo direktno ili indirektno, pa stoga svi članovi osoblja moraju biti pronicljivi u ovom pogledu. Ako službenik ne uspe da pribavi uverljive informacije, a nakon detaljnog razmatranja i dalje sumnja na nezakonite radnje, u tom trenutku obavestiće svog neposrednog pretpostavljenog. Sasvim razumljivo, pre izveštavanja pretpostavljenog, zaposleni će morati da se uveri da postoji jasna indikacija namere da se zaobiđu zaštitne mere i da je prisutna upotreba finansijskog sistema u kriminalne svrhe.
Mogu postojati situacije u kojima se menadžer ne slaže sa službenikom, ali službenik i dalje smatra da ima osnovane razloge za sumnju u nepravilnosti. U takvim okolnostima, zaposleni je dužan da u svakom slučaju obavesti MLRO-a o svojim sumnjama. Zaposleni može direktno razgovarati o tome sa MLRO-om i ni na koji način nije obavezan da obavesti ili uključi svog menadžera. Po prijemu internog izveštaja od zaposlenog, MLRO će pismeno potvrditi njegov prijem, pozivajući se na izveštaj prema datumu i jedinstvenom broju predmeta, bez navođenja imena osumnjičene osobe (ili osoba). Na taj način smatraće se da je zakonska obaveza zaposlenog da izvesti ispunjena. Zaposlenom će biti dozvoljeno da o toj temi interno razgovara sa menadžmentom ili sa drugim zaposlenima, ukoliko se to uopšte smatra potrebnim, tek nakon što dobije odobrenje od MLRO-a. Bilo kakve spoljne rasprave su zabranjene i smatraće se odavanjem informacija (*tipping off*). Ako nastanu okolnosti koje zaposlenom otežavaju komunikaciju sa igračem bez rizikovanja bilo kakve mogućnosti odavanja informacija, zaposleni treba da zatraži savet i sledi uputstva MLRO-a. Ovaj postupak predstavlja interni postupak društva SoftSpark Services s.r.l. za izveštavanje o sumnjivim aktivnostima i transakcijama.
4.2.2 Spoljni postupci izveštavanja
Kao što je već opisano u prethodnom odjeljku, MLRO će primati i procenjivati interne izveštaje o sumnji. On će otvoriti i voditi evidenciju sa detaljima o napretku u vezi sa svakim izveštajem, beležeći sve informacije koje je potrebno dokumentovati kako bi se obezbedio adekvatan uvid u razloge koji su doveli do njegove odluke. Takva dokumentacija se takođe može koristiti kao pomoć nadležnim organima u bilo kojoj analizi ili istrazi sumnjivog pranja novca ili finansiranja terorizma, kada se takvi detalji direktno zatraže od MLRO-a. Ovu evidenciju vodiće MLRO i biće dostupna samo njemu, te neće činiti deo spisa igrača. MLRO će prikupiti sve potrebne informacije i postaviti pitanja bilo kom od zaposlenih u društvu SoftSpark Services s.r.l. u okviru svoje istrage. Zaposleni (bilo oni koji su podneli interni izveštaj ili drugi) dužni su da pruže MLRO-u relevantne informacije. Čineći to, oni neće kršiti svoju obavezu čuvanja poverljivosti podataka o klijentu. Kada MLRO odluči da postoje osnovani razlozi koji opravdavaju podnošenje STR-a putem internog sistema nadležnog organa za podnošenje, on će podneti ovo formalno izveštavanje FIAU-u u ime društva SoftSpark Services s.r.l.. Kopije internih ili spoljnih izveštaja neće se praviti. MLRO će bezbedno čuvati takvu evidenciju. MLRO će, kada je to prikladno, obavestiti podnosioca internog izveštaja o tome da li je formalno izveštavanje izvršeno ili ne. Nakon formalnog izveštavanja, MLRO će preduzeti radnje koje zahtevaju nadležni organi u vezi sa izveštavanjem i postupati u skladu sa njihovim uputstvima.
4.2.3 Šta treba da pobudi sumnju?
Radi jasnoće, STR izveštavanje obuhvata:
– svaku aktivnost koja navodi SoftSpark Services s.r.l. na pomisao da je osoba povezana sa pranjem novca / finansiranjem terorizma ili sa bilo kojom imovinskom koristi stečenom kriminalom, ili da se bilo šta od to dvoje sprovodi ili može sprovesti, nezavisno od toga da li su transakcije izvršene ili ne;
– svaki slučaj u kojem će objektivne činjenice navesti SoftSpark Services s.r.l. da ima osnovane razloge za sumnju da može doći do pranja novca / finansiranja terorizma ili prikrivanja imovinske koristi stečene kriminalom.
SoftSpark Services s.r.l. biće u obavezi da podnese STR FIAU-u u pogledu aktivnosti koje se sprovode na osnovu njegove licence za igre na sreću izdate u Anžuanu, i shodno tome obavesti regulatora ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kada se to smatra potrebnim i u skladu sa uputstvima koja da FIAU.
4.2.4 Zaustavljanje/nastavak rada nakon pojave sumnje
Zbog prirode proizvoda i usluga igara na sreću koje nudi SoftSpark Services s.r.l. i prirode dotičnih transakcija, SoftSpark Services s.r.l. neće uvek biti u mogućnosti da se uzdrži od izvršenja transakcije koja je na čekanju pre podnošenja STR-a. To je zato što ako bi se SoftSpark Services s.r.l. uzdržao od prihvaćanja transakcije u situacijama kada to obično čini trenutno, kašnjenje u prihvatanju moglo bi navešti igrača na zaključak da je osumnjičen za prevaru. Bilo kakvo kašnjenje moglo bi ugroziti analizu ili istragu sumnjive transakcije. Stoga, kad god SoftSpark Services s.r.l. posumnja na pranje novca / finansiranje terorizma, SoftSpark Services s.r.l. i dalje će pristupiti izvršenju sumnjive transakcije. Međutim, SoftSpark Services s.r.l. podneće STR FIAU-u odmah nakon izvršenja transakcije.
4.2.5 Zabrana otkrivanja (*Prohibition of Disclosure*)
Otkrivanje informacija dozvoljeno je isključivo u sledećim slučajevima:
– otkrivanje informacijama nadzornom organu, u ovom slučaju ANJOUAN GAMING AUTHORITY;
– otkrivanje informacija između obveznika u okviru iste grupe;
– otkrivanje informacija između obveznika koji obavlja „relevantnu aktivnost” i drugog lica koje obavlja slične aktivnosti i gde su nametnuti slični zahtevi od strane jurisdikcije (pri čemu su lica u okviru istog pravnog lica ili veće strukture kojoj pripadaju, sa zajedničkim vlasništvom i upravljanjem);
– deljenje informacija zasnovano na istoj transakciji, gde obveznici i povezana aktivnost podležu istim zakonskim obavezama, a lica su iz iste profesionalne kategorije te stoga imaju slične obaveze u pogledu profesionalne tajne i zaštite podataka;
– otkrivanje informacija od strane obveznika tokom postupaka pokrenutih u pogledu kašnjenja u izvršenju transakcija, gde je obveznik zapravo postupao po uputstvima FIAU-a;
– otkrivanje informacija od strane obveznika nadzornom organu na osnovu zahteva nadzornog organa, u ovom pogledu ANJOUAN GAMING AUTHORITY.
SoftSpark Services s.r.l. takođe će pažljivo razmotriti sve mere koje odluči da usvoji u odnosu na osumnjičenog igrača nakon podnošenja STR-a. Kako se ne bi ugrozila bilo kakva istraga, pre preduzimanja bilo kakve takve radnje, SoftSpark Services s.r.l. potražiće smernice od analitičara FIAU-a. SoftSpark Services s.r.l. će, koliko god je to moguće, posmatrati takve radnje kao krajnju meru i neće nepotrebno opterećivati FIAU svakom malom sumnjom. U slučajevima manjih sumnji koje ne opravdavaju izveštavanje, umesto toga povećaće kontinuirani nadzor i podneti STR FIAU-u tek kada sumnja potraje ili se indikatori povećaju. SoftSpark Services s.r.l. obezbediće odgovarajuće dokumentovanje takvog internog donošenja odluka.
5. Postupak upravljanja isplatama
Kad god igrač podnese zahtev za isplatu, bez obzira na korišćeni način plaćanja, SoftSpark Services s.r.l. će pre odobravanja takvog zahteva obezbediti da se institucija kojoj se sredstva doznacuju nalazi u uglednoj jurisdikciji i da ima ekvivalentne zahteve u pogledu sprečavanja pranja novca i borbe protiv terorizma kakvi se primenjuju i na SoftSpark Services s.r.l. Sasvim razumljivo, ovo je takođe povezano i sa institucijama iz kojih se prihvataju uplate igrača. Kao opšte pravilo, isplate će se obrađivati isključivo na isti izvor sa kojeg su sredstva prvobitno potekla. Ova mera ograničiće rizik od uspešnog sprovođenja isplata u svrhu pranja novca ili finansiranja terorizma.
Nadalje, nikakve gotovinske uplate niti isplate neće se sprovoditi. Zahtevi za isplatu sprovodiće se u skladu sa sledećim postupkom:
– Zahtevi za isplatu obrađivaće se odmah po podnošenju zahteva.
– Nikakve gotovinske isplate ne mogu se obraditi ni pod kojim okolnostima. Gotovinske transakcije su izričito zabranjene i u stvarnosti ne postoje metode koje igrači mogu primeniti za obavljanje bilo kakvih prenosa sredstava u gotovini.
– Proveravaće se istorija igranja (*gameplay*), kao i sve finansijske transakcije.
– SoftSpark Services s.r.l. takođe će razmotriti da li pojedinci igraju pošteno, da li je sistem igara na sreću na bilo koji način manipulisan, ili je sistem alternativno u kvaru, a igrač je na bilo koji način iskoristio tehničku grešku (*bug*) bez odgovarajućeg obaveštavanja društva SoftSpark Services s.r.l., u skladu sa zahtevima iz Uslova korišćenja.
– Takođe će se proveriti da li je sprovedena CDD verifikacija. Ako još nije sprovedena jer nije dostignut prag uplata, menadžment donosi odluku da li se smatra potrebnim da se sprovede CDD verifikacija u ovoj fazi pre dovršetka procesa isplate.
– Procena rizika se takođe sprovodi / proverava kako bi se obezbedilo da se utvrdi rizik igrača u odnosu na njegovu aktivnost sa društvom SoftSpark Services s.r.l.
– Primenjivi CDD zahtevi biće u skladu sa odjeljkom 3.2 iznad.
– Ako igrač ne dostavi potrebne dokumente za sprovođenje verifikacije kada se to od njega zatraži, ili ako postane jasno da se verifikacija ne može izvršiti jer je pojedinac postupao prevarno, isplate se neće obraditi. Kada društvu SoftSpark Services s.r.l. postane jasno da je pojedinac pokušavao da postupa prevarno, blokiraće račun igrača, poništiti sve dobitke i jednostavno vratiti depozit na račun sa kojeg su sredstva potekla.
– U slučaju da se isplate ne mogu obraditi na račun sa kojeg su sredstva potekla, na primer kada igrač koristi Mastercard ili Paysafecard, SoftSpark Services s.r.l. će formalno zatražiti dokumente za verifikaciju igrača, kao i detalje drugog platnog sistema za koji se može potvrditi da je na ime igrača, čime se minimizira rizik od prenosa sredstava pojedincu koji se razlikuje od osobe koja je prvobitno doznačila uplate. Ovaj proces je uspostavljen kako bi se odratile krađe kreditnih kartica i krađe identiteta.
U slučaju kada je potrebna ručna isplata zbog zatvaranja naloga, isplate će biti isplaćene u roku od 10 radnih dana, pod uslovom da iznos ne prelazi nedeljni limit za isplatu.
U slučaju da su potrebni dokumenti o izvoru sredstava / izvoru imovine, odluka će biti doneta u roku od 30 dana od prijema svih traženih dokumenata. Ako dostavljeni dokumenti zahtevaju slanje dodatne dokumentacije, ovaj rok se pomera na 30 dana od prijema poslednjeg dokumenta. U slučaju da dokumenti ne budu dostavljeni u roku od 30 dana, račun će biti ograničen, a odluka o tome kako postupiti sa sredstvima prepuštena je diskreciji menadžmenta i pravnog odeljenja.
6. Obuka
Politika je društva SoftSpark Services s.r.l. da svo osoblje koje ima kontakt sa klijentima, ili pristup informacijama o poslovanju klijenata, prođe obuku za sprečavanje pranja novca kako bi se obezbedilo da njihovo znanje i razumevanje budu na odgovarajućem nivou. Obuka će se, pored toga, sprovoditi najmanje jednom godišnje kako bi se održala svest i obezbedilo ispunjavanje zakonskih obaveza društva. Svaka pružena obuka uzeće u obzir praktičnost dodeljivanja različitih zadataka osoblju u skladu sa njihovom ulogom, a sve dostupne informacije biće deljene na osnovu principa potrebe za saznanjem (*need-to-know basis*). Međutim, zaposlenima će biti obezbeđena obuka o celokupnom procesu kako bi se osiguralo da svaki službenik ima holističko razumevanje postupaka dubinske analize, KYC-a, AML-a i isplate, budući da su oni veoma usko povezani.
U svetlu ozbiljnosti obaveza propisanih zakonom i propisima, kao i težine mogućih kazni, MLRO će obezbediti da informacije o ovim obavezama budu dostupne svim članovima osoblja u svakom trenutku. MLRO će takođe obezbediti sprovođenje kontinuirane obuke, odnosno obuke po potrebi, čak i na osnovu direktnih zahteva zaposlenih.
Programi obuke uključivaće testiranje kako bi se obezbedilo da je svaki pojedinac dostigao odgovarajući nivo znanja i razumevanja. Testiranje se može sprovoditi na različite načine, bilo putem formalnog testiranja, procene kroz diskusiju studija slučaja (*case studies*) ili na druge načine. Posebna pažnja posvetiće se potrebama obuke višeg menadžmenta i tima za usklađenost poslovanja (*compliance team*), čije znanje i razumevanje moraju biti najtemeljniji.
Odeljenje za ljudske resurse (HR) će:
– obavestiti svakog člana osoblja o programima obuke koje je dužan da prođe, kao i o vremenskom okviru za njihov završetak;
– proveriti da li je svaki član osoblja završio dodeljene programe obuke, uz slanje podsetnika svima koji nisu završili programe u skladu sa važećim vremenskim okvirom;
– voditi evidenciju o završenim obukama, uključujući rezultate testova ili drugih evaluacija koje dokazuju da je svaki pojedinac dostigao odgovarajući nivo kompetentnosti;
– ažurirati lične dosijee zaposlenih detaljima o sprovedenoj obuci i ostvarenim rezultatima, gde je primenjivo;
– uputiti višem menadžmentu sve slučajeve u kojima članovi osoblja ne odgovore ili čiji su rezultati nezadovoljavajući, radi izricanja opomena ili pružanja dodatne obuke, u zavisnosti od pojedinačnog slučaja.
MLRO će imati potpun pristup svim evidencijama koje poseduje Odeljenje za ljudske resurse.
Nakon završetka ciklusa obuke, Odeljenje za ljudske resurse obezbediće kontinuitet daljih obuka i pribavljati najnovije informacije od MLRO-a u pogledu promena u ovoj oblasti, kako bi obezbedilo organizovanje i pružanje ažurne obuke svim članovima osoblja.
Директни менаџери ће такође пружити повратне информације одељењу за људске ресурсе у вези са:
– delotvornost završenih programa; i
– davati predloge u pogledu različitih metoda izvođenja obuke.
Direktni menadžeri će dopuniti obuku koja se pruža pomoćnom osoblju davanjem smernica na dnevnoj bazi o:
– vrstu instrukcija i transakcija klijenata koje se smatraju „značajnim” i koje stoga treba staviti im na uvid;
– identifikovanje instrukcija i transakcija klijenata koje, iako nisu prirode koja se uobičajeno smatra „značajnom”, na neki način predstavljaju neuobičajene ili anomalne pojave, te ih treba razmotriti u pogledu moguće sumnje na pranje novca ili finansiranje terorizma. MLRO će samostalno utvrditi potrebe za obukom za svoju ulogu i obezbediti pohađanje kontinuirane profesionalne edukacije (CPE) u meri u kojoj je to potrebno za ispunjavanje njegovih/njenih zakonskih obaveza.
Cilj svih pruženi obuka jeste da se obezbedi da osoblje bude sposobno da identifikuje svaki pokušaj ili stvarno sprovođenje aktivnosti pranja novca ili finansiranja terorizma od strane igrača prilikom korišćenja usluga društva SoftSpark Services s.r.l.
Chipstars koristi spoljnog pružaoca usluga (treću stranu) za pojednostavljeni postupak verifikacije dubinske analize stranke i ne snosi odgovornost za greške ukoliko dođe do propusta na strani spoljnog pružaoca usluga.
7. Vođenje evidencije informacija o dužnoj pažnji klijenata
Kada se informacije prikupljaju u svrhe dubinske analize stranke (CDD), odgovorno osoblje dužnost je da:
– vodi evidenciju u spisu klijenta;
– zabeleži slučajeve u kojima tražene informacije nisu dostavljene ili pružena objašnjenja nisu bila zadovoljavajuća;
– obezbedi da se sve evidencije vode na dosledan način kako bi bile dostupne i razumljive drugim ovlašćenim članovima osoblja, uključujući MLRO-a.
Evidencije o transakcijama i korisnicima čuvaju se od datuma transakcije, odnosno od okončanja poslovnog odnosa, sve dok SoftSpark Services s.r.l. ima valjan zakonski razlog za njihovo čuvanje. Takvi razlozi ograničeni su samo na zakonske obaveze kojih SoftSpark Services s.r.l. mora da se pridržava, kao što su obaveze u pogledu sprečavanja pranja novca, poreski propisi itd. Sledstveno tome, evidencije se arhiviraju. Igrači imaju mogućnost pristupa svojim transakcijama sa svog profila u periodu od 2 meseca.
Ukoliko SoftSpark Services s.r.l. utvrdi da se evidencija o igraču mora čuvati duži vremenski period usled činjenice da je u pogledu tog igrača podnet izveštaj, sve relevantne evidencije zadržaće se na aktivnom sistemu i neće se arhivirati. Ovo se čini kako bi se obezbedilo da SoftSpark Services s.r.l. ispunjava svoje obaveze u pogledu sprečavanja pranja novca. Kada se provera / istraga završi i MLRO o tome bude shodno obavešten, sa evidencijama će se postupati jednako kao i sa svim ostalim informacijama i na njih će se primenjivati ista politika arhiviranja.
8. Praćenje i upravljanje usklađenošću
Usklađenost sa ovom politikom stalno će se proveravati i obezbeđivati. Upravni odbor zadržava pravo da angažuje eksterne revizore kako bi ispitali da li se kompanija pridržava mera navedenih u ovom postupku. Nalazi takvih revizija i sve odgovarajuće preporuke za delovanje biće prijavljeni Upravnom odboru. Upravni odbor će potom zatražiti povratne informacije od menadžmenta u pogledu predloga koje su dali revizori. Na osnovu preporuka, kao i povratnih informacija menadžmenta, direktori će doneti odluku o tome koje procese / postupke treba izmeniti ili uvesti. Takođe će se raspravljati i odlučivati o vremenskom okviru za primenu. Povratne informacije o primeni bilo kakvih izmena moraju se izvestiti direktorima, budući da su oni krajnje odgovorni za poslovanje kompanije.
MLRO će očigledno biti uključen i njegov doprinos smatraće se od presudnog značaja u pogledu ovog procesa. Zadužen je za praćenje aspekata politike i postupaka dubinske analize stranke (CDD) i sprečavanja pranja novca u kompaniji. Bilo koji nedostatak u ovim postupcima ili usklađenosti sa njima, koji zahteva hitno otklanjanje, odmah će rešiti MLRO, koji će o takvim incidentima po potrebi izvestiti Upravni odbor. Takođe će zatražiti od Odbora da mu pruži svu potrebnu podršku.
MLRO će direktno sprovoditi reviziju postupka najmanje jednom godišnje. MLRO će takođe izvestiti Upravni odbor o svojim nalazima. Ovaj izveštaj će obuhvatati:
– sažetak svih promena u regulatornom okruženju (ili okruženjima) u kojem SoftSpark Services s.r.l. posluje;
– sažetak AML aktivnosti unutar kompanije, uključujući broj internih izveštaja o sumnji koje je primio MLRO i broj izveštaja podnetih nadležnim organima;
– detalje o svim nedostacima u usklađenosti povodom kojih je već preduzeta akcija, zajedno sa izveštajima o rezultatima;
– detalje o svim nedostacima u usklađenosti povodom kojih je potrebno preduzeti akciju, zajedno sa preporučenim merama, uključujući predloženi vremenski okvir i potrebnu podršku menadžmenta;
– pregled planova za kontinuirani razvoj uključenog osoblja, uključujući periodične obuke i aktivnosti podizanja svesti za sve relevantne zaposlene.
Tamo gde je indikovana akcija menadžmenta, Upravni odbor će zatražiti od menadžmenta da pruži svoje povratne informacije i vremenski okvir kada će se preduzeti potrebne mere.
Ovaj postupak će se pregledati i ažurirati najmanje svakih šest meseci. Međutim, to se može odvijati i češće ako se u bilo kom trenutku uvedu izmene u zakonodavstvu ili smernicama, ili ako se to smatra potrebnim.
