ÖDEMELER

1. Genel

1.1 Politika Beyanı

SoftSpark Services s.r.l. politikası gereğince, tüm personel üyeleri, SoftSpark Services s.r.l. hizmetlerinin suçlular ve teröristler tarafından kara para aklama amacıyla kötüye kullanılmasını veya şirketin web sitesinde yapılan bahislerden elde edilen kazançlar yoluyla bir terör faaliyetini finanse etmek için kullanılmasını önlemeye aktif olarak katılacaktır. Bu katılımın amaçları şunlardır:

SoftSpark Services s.r.l.'nin yürürlükteki tüm yasalara, yasal düzenleme araçlarına ve ilgili denetleyici kurumun gerekliliklerine uyumunun sağlanması

Şirketin ve bireysel olarak tüm personelinin; yasaların, yönetmeliklerin ve denetim gerekliliklerinin ihlaliyle ilişkili risklerden korunması

Kara para aklama ve terörizmin finansmanı faaliyetlerine dahil olma ihtimalinin yaratacağı itibar kaybı riskine karşı SoftSpark Services s.r.l.'nin iyi adının korunması

Suç ve terörizmle mücadeleye olumlu bir katkıda bulunulması

Bu amaçlara ulaşmak için SoftSpark Services s.r.l. politikası şu şekildedir:

Her personel üyesi, şirket içindeki rolüne ve konumuna uygun olarak kişisel yükümlülüklerini yerine getirecektir

Ticari kaygıların, SoftSpark Services s.r.l.'nin kara para aklamayı önleme taahhütlerinin önüne geçmesine asla izin verilmeyecektir

Şirket, bir Kara Para Aklamayı Bildirme Görevlisi (MLRO) ve bu kişinin yokluğunda sürekliliği sağlamak üzere atanmış bir çalışan görevlendirecektir; tüm personel üyeleri, bu görevlilerin atama yükümlülüklerini yerine getirmelerinde kendilerine her türlü yardım ve iş birliğini sağlayacaktır. Bu belgede MLRO'ya yapılan her türlü atıf, MLRO'nun geçici olarak bulunmadığı durumlarda yedek çalışanı da kapsayacaktır.

1.2 Tanım

SoftSpark Services s.r.l., Dolandırıcılık Yönetimi Prosedürü'nü uygulamaya koymadan önce, bir yandan kara para aklamanın ne olduğunu, diğer yandan ise terörizmin finansmanını neyin oluşturduğunu tanımlamanın hayati önem taşıdığına inanmaktadır.

Kara para aklama, suç ile bu suçtan elde edilen fonlar arasındaki bağlantıyı gizlemek ve böylece suçtan elde edilen kazançlardan yararlanabilmek amacıyla suç gelirlerinin taşınması veya gizlenmesidir. Dolayısıyla nihai amaç, fonların kaynağını gizlemektir.

Terörizmin finansmanı; terörist grupların veya bireysel teröristlerin faaliyetlerini desteklemek amacıyla, doğrudan veya dolaylı olarak fon ya da diğer varlıkların onlara sunulması sürecidir. Bu süreç, yasal kaynaklardan elde edilen fonlar aracılığıyla veya yasal ve yasal olmayan kaynakların bir kombinasyonuyla gerçekleşebilir. Gerçekten de, yasal kaynaklardan sağlanan finansman, terör örgütleri ile kara para aklama faaliyetlerine karışan geleneksel suç örgütleri arasındaki en temel farktır. Yasal kaynaklardan gelen finansmanın aklanmaya ihtiyaç duymayacağı mantıklı görünse de, teröristlerin örgüt veya bireysel terörist ile yasal finansman kaynakları arasındaki bağlantıları gizleme veya maskeleme ihtiyacı genellikle mevcuttur. Bu nedenle, terörizmin finansmanı çoğunlukla fonların nihai alıcısını gizlemekle ilgilidir.

Şüpheli İşlem Bildirimi (STR) veya Şüpheli Faaliyet Bildirimi (SAR) yapılmasının gerektiği bazı durumlarda, yasal zorunluluklar nedeniyle iletişimin asgari düzeyde tutulması gerekecektir. Üçüncü tarafların dahil olduğu bu tür vakalar bazen normalden çok daha uzun sürebilir ve bu tür prosedürleri hızlandırma yetkimiz veya bunlara dair içgörümüz bulunmamaktadır. Bazen sürece birden fazla taraf dahil olur ve bu da çözüm süresini ayrıca uzatır. Bazı vakalar ve olaylar aynı zamanda yönetim veya hukuk incelemesi gerektirir, bu da yine çözüm sürelerini artıran bir unsurdur.

2. Risk Temelli Yaklaşım

2.1 Tanım

SoftSpark Services s.r.l., yürürlükteki yasalar uyarınca risk odaklı bir yaklaşım benimsemektedir. Bu doğrultuda risklerini tanımlayıp analiz etmekte ve ardından istenmeyen risklerin, özellikle de kara para aklama ve terörizmin finansmanı ile ilgili risklerin ortaya çıkmasını engellemek için önlemler, politikalar, kontroller ve prosedürler kullanmaktadır. Bu yaklaşım, SoftSpark Services s.r.l. tarafından esneklik ve önemli ölçüde takdir yetkisi kullanılmasına olanak tanır. Bu durum kendi içinde büyük bir sorumluluk getirmektedir. Tüm riskleri değerlendirdiğini ve bu riskleri kontrol altına almak için gerekli önlemleri yeterli şekilde uygulamaya koyduğunu; risk analizi süreci dahil ancak bununla sınırlı olmamak üzere, uygun dokümantasyon yoluyla kanıtlama sorumluluğu SoftSpark Services s.r.l.’ye aittir. Bu bağlamda işbu politika, SoftSpark Services s.r.l.'nin, kara para aklama ve terörizmin finansmanını doğrudan etkileyen riskleri dikkate alma ve tanımlama konusunda faaliyetlerinin Risk Odaklı Yaklaşım ile uyumlu olmasını sağlamak amacıyla benimseyeceği spesifik adımları ortaya koymaktadır.

2.2 Risk Değerlendirmesi

Risk Yönetimi Şunları Kapsar:

Riskin varlığının kabul edilmesi,

Risk değerlendirmesi yapılması ve

Tanımlanan riskleri yönetmek ve kontrol etmek için sistem ile stratejilerin uygulanması.

Uzaktan şans oyunları (online oyun) faaliyetlerinin riskli kabul edildiği konusunda hiçbir şüphe yoktur. Bununla birlikte, risk değerlendirmesi şirketin karşı karşıya olduğu temel riskleri ve bu risklerin seviyesini belirleyecek, böylece belirlenen riskleri yönetmek ve kontrol etmek için gerekli önlemler alınacaktır. Bu prosedür, SoftSpark Services s.r.l.'nin tanımladığı ve faaliyetlerinin bir parçası olarak karşılaşacağı risklerin ortaya çıkmamasını sağlamak için izlenecek kontrol ve süreçleri belirtecektir. SoftSpark Services s.r.l.'nin Yönetim Kurulu tarafından onaylanacak kurumsal risk değerlendirmesi aşağıdaki faktörleri dikkate alır:

Ürün/Hizmet/İşlem Riski

Bazı şans oyunu ürünleri/hizmetleri/işlemleri, suç amaçlı kötüye kullanıma karşı diğerlerine göre daha savunmasızdır. Bunlar, örneğin, ister tek bir oyuncu olsun ister diğerleriyle iş birliği içinde olsun, müşterinin bir oyunun sonucunu etkilemesine izin veren şans oyunu ürünlerini veya hizmetlerini içerir.

Arayüz Riski

Bu, SoftSpark Services s.r.l.'nin bir iş ilişkisi kurduğu ve/veya işlemlerin gerçekleştirildiği kanalı ifade eder. SoftSpark Services s.r.l. iş arayüzünde olduğu gibi yüz yüze olmayan etkileşimler; kimlik dolandırıcılığı veya başkasının kimliğine bürünme gibi artan riskleri ele almaya yönelik teknolojik önlemler ve kontroller alındığı sürece, artık otomatik olarak yüksek riskli kabul edilmemektedir. SoftSpark Services s.r.l., bahsi geçen risklere karşı koymak için aşağıda belirtildiği gibi hem belgesel hem de elektronik kaynaklara dayalı doğrulama yöntemlerinin iyi bir karışımını benimsemeye özen gösterecektir. Örneğin, SoftSpark Services s.r.l. elektronik veri tabanlarından yararlanacak olsa da, veri tabanlarının yalnızca sağlanan kimlik bilgilerinin gerçek bir kişiye ait olduğunu doğruladığını, müşterinin gerçekten o kişi olduğunu kanıtlamadığını çok iyi bilmektedir. Ek kimlik belgelerinin sunulması, SoftSpark Services s.r.l.'nin müşterinin gerçekten iddia ettiği kişi olduğunu varsaymakta haklı olduğuna dair daha fazla kanıt sağlayacaktır.

Coğrafi Risk

Bu, müşterilerin coğrafi konumunun yanı sıra tedarikçilerinin ve hizmet sağlayıcılarının coğrafi konumlarının da SoftSpark Services s.r.l. için oluşturduğu risktir. Bu dolandırıcılık yönetimi prosedürü kapsamında dikkate alınacak unsur, öncelikle müşterilere ve söz konusu müşterilerin fon kaynaklarına atfedilebilir olan unsurdur. Bir müşterinin uyruğu, ikametgahı ve doğum yeri, artan bir coğrafi riskin göstergesi olabileceğinden dikkate alınmalıdır. Kara para aklamayı önleme ve terörizmle mücadele sistemi zayıf olan ülkeler, ciddi düzeyde yolsuzluktan muzdarip olduğu bilinen ülkeler ve terörizm veya kitle imha silahlarının yayılmasıyla bağlantılı olarak uluslararası yaptırımlara tabi olan ülkeler yüksek riskli kabul edilecektir. Bunun tersi de geçerlidir ve bu nedenle orta veya düşük risk oluşturduğu düşünülebilir.

Risk değerlendirmeleri "süregelen çalışmalardır". Bu tür değerlendirmeler, yeni riskler ortaya çıktıkça sürekli olarak yeniden değerlendirilmelidir. Riskler, kara para aklama veya terörizmin finansmanı girişimlerinin gerçekleştirilmesini daha kolay hale getirebilecek teknolojik değişiklikler nedeniyle ortaya çıkabilir. Diğer değişiklikler arasında müşteri tabanının genişlemesi veya halihazırda sunulanlardan farklı bir risk profili sunan oyunların ve ödeme yöntemlerinin eklenmesi yer alır ve bu durum iş riski değerlendirmesinin revize edilmesini gerektirir. Bu tür değişikliklerin olmaması durumunda, SoftSpark Services s.r.l., herhangi bir değişikliğin gerekli olup olmadığını değerlendirmek için iş riski değerlendirmesini yılda en az bir kez yeniden gözden geçirecektir. Bir müşterinin oluşturduğu risk seviyesinin belirlenmesinde, ilgili tüm göstergelerin birikimi dikkate alınacaktır. Bunlar hep birlikte, oyuncunun toplam risk profiline katkıda bulunarak oyuncunun risk profilini belirler.

Müşteri Riski

Bu, hizmet sunulan müşterinin türü ile ilgilidir. Gerçek bir kişinin oluşturduğu riskin değerlendirilmesi genel olarak kişinin ekonomik faaliyetine ve/veya varlık kaynağına dayanır. İlişkinin doğasında var olan risk seviyesini belirlerken SoftSpark Services s.r.l., bir müşterinin SoftSpark Services s.r.l. hizmeti aracılığıyla suç gelirlerini aklama olasılığının ne olduğunu değerlendirecektir. Aylık maaşının dörtte birini bahiste harcayan yüksek kazançlı bir müşterinin, bahis oynanan miktar büyük olsa bile yüksek risk oluşturması muhtemel değildir. Öte yandan, tek maaşını bahiste harcayan asgari ücretli bir kişinin yüksek risk oluşturması daha olasıdır. Ayrıca, kişinin Siyasi Nüfuz Sahibi Kişi (PEP) olup olmadığını veya herhangi bir şekilde bir PEP ile ilişkili olup olmadığını belirlemek için tarama yapılacaktır. Kişinin herhangi bir yaptırıma veya diğer yasal önlemlere tabi olmadığından emin olmak için de kontroller gerçekleştirilecektir.

Müşteri Durum Tespiti (CDD)

3.1 Prosedür

Dolandırıcılık Yönetimi Prosedürü bundan sonra, müşterileri tanıma prosedürüne ve hem fonların nereden elde edildiği (kaynağı) hem de müşterinin bu fonları hangi hesaptan/ortamdan transfer ettiği de dahil olmak üzere, işlemlerine ve fonlarının kökenine ilişkin risklerin belirlenmesine odaklanacaktır.

Yukarıda açıklandığı gibi, risk değerlendirmesi asla tek tip ("herkese uyan tek bir kalıp") bir uygulama olamaz. SoftSpark Services s.r.l. bu doğrultuda, bir müşteriyle iş ilişkisine girerken veya müşteri için arızi bir işlem gerçekleştirirken bir risk değerlendirmesi yapacaktır. Açıklık getirmek gerekirse, SoftSpark Services s.r.l. kurumsal oyuncuları kabul etmeyecek, yalnızca bireysel oyuncuları kabul edecektir. Bahsi geçen risk değerlendirmesi, SoftSpark Services s.r.l.'nin müşteriyle ilgili bir risk profili oluşturmasına ve riski düşük, orta veya yüksek olarak kategorize etmesine olanak tanıyacak, böylece benimsenmesi gereken kontrollerin belirlenmesini sağlayacaktır. Oyuncunun risk profili kayıt esnasında tamamlanmayacaktır. Sürecin kayıt kısmı yalnızca bilgi toplamanın başlangıcını simgeleyecek ve bu doğrultuda risk profili, oyuncu ile olan ilişkinin gelişmesiyle birlikte genişletilecek ve hassaslaştırılacaktır. Bununla birlikte, müşteriyle sürdürülen iş ilişkisinde bir değişiklik olması ve dolayısıyla belirlenen riskte de bir değişiklik meydana gelmesi durumunda, riski kontrol etmek için benimsenen önlemler buna göre uyarlanacaktır. Ayrıca, aşağıda daha ayrıntılı olarak açıklanan sürekli izleme (on-going monitoring), riskteki herhangi bir değişikliğin mümkün olan en kısa sürede tespit edilmesini sağlayacaktır. İzleme düzeyi, söz konusu müşterinin oluşturduğu riskle orantılı olacaktır ancak gelişmekte olan riskli durumları tespit edecek sistemler kurulacaktır.

SoftSpark Services s.r.l., müşterilerinin kim olduğunu belirlemek için ilk olarak Müşterinin Tanınması (CDD) önlemlerini benimser. Kayıt aşamasında toplanan tüm bilgiler müşteri profilini oluşturmak için kullanılır. Müşterinin faaliyetlerine ve ayrıca belirli davranışsal yönlerine dayanarak daha ileri düzeyde müşteri profili oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Bu profilleme yönü, belirli bir oyuncuya bağlı riskin belirlenmesine yardımcı olacak ve böylece gelecekteki olağan dışı davranışların tespit edilmesini de kolaylaştıracaktır. CDD aşağıdaki üç bölüme ayrılmıştır:

A. Müşterinin Kimlik Tespiti ve Doğrulanması

Kimlik tespiti, oyuncunun kişisel bilgilerinin toplanmasından oluşur. Bu bilgiler kayıt süreci sırasında toplanır. Toplanacak kişisel bilgiler, aşağıdaki kişisel detayların toplanmasını içeren Müşterini Tanı (KYC) prosedürünü başlatmak içindir:

a) Ad ve soyad

b) Kalıcı ikametgah adresi

c) Oyuncunun on sekiz yaşından büyük olması gerektiğinden doğum tarihi (veya oyuncunun bağlı olduğu özel yargı yetkisinde geçerli olan diğer yaş sınırı)

d) Geçerli bir e-posta adresi

e) Doğum yeri

f) Uyruk ve

g) Varsa kimlik referans numarası.

Yukarıdaki bilgiler sağlandıktan sonra SoftSpark Services s.r.l., öncelikle söz konusu kişinin Siyasi Nüfuz Sahibi Kişi (PEP), bir PEP'in aile üyesi veya bir PEP'in yakın iş ortağı olup olmadığını tespit edecektir. Bu doğrultuda opensanctions.org ve complyadvantage.com gibi güvenilir bir elektronik veri tabanı entegre edilecek ve kullanılacaktır. Bir kişinin PEP olduğu veya herhangi bir şekilde bir PEP ile ilişkili olduğu belirlenirse, o kişi kendisi de bir PEP olarak kabul edilecek ve SoftSpark Services s.r.l. bünyesinde oyuncu olarak kaydolmasına izin verilmeyecektir; zira şirketin PEP'leri oyuncu olarak kabul etmeme yönünde kesin bir politikası vardır. Bu nedenle, bir kişinin (yukarıdaki tanıma göre) PEP olup olmadığının belirlenmesi kayıt aşamasında gerçekleşecektir.

Oyuncunun e-postası doğrulandıktan sonra hesap resmi olarak açılacaktır. Oyuncunun derhal yüksek riskli olarak tanımlandığı herhangi bir durumda SoftSpark Services s.r.l., hemen ek kişisel bilgiler ve sağlanan bu bilgilerin doğrulanmasını talep edebilir. Her halükarda SoftSpark Services s.r.l., müşterinin iddia ettiği kişi olduğunu her an tespit edebilmesini ve benimsenen önlemlerin kimlik dolandırıcılığı ve başkasının kimliğine bürünme riskine karşı koymada yeterince etkili olmasını sağlayacaktır.

Doğrulama, kimlik tespiti amacıyla toplanan kişisel bilgilerin, güvenilir kaynaklardan elde edilen bağımsız veri, bilgi ve belgeler kullanılarak teyit edilmesinden oluşur. Müşteri tarafından sağlanan kişisel bilgilerde tutarsızlıklar tespit edilirse SoftSpark Services s.r.l., ek kimlik tespiti ve doğrulama önlemleri alıp almayacağını değerlendirecektir.

Bu işlem iki yoldan biriyle gerçekleşecektir:

Belgesel Kaynaklar

Kural olarak bu doğrulama yöntemi, oyuncunun kimliğiyle birlikte fotoğraflı görselini içeren devlet tarafından verilmiş belgelere (örneğin pasaport, kimlik kartı, ehliyet vb.) atıfta bulunarak gerçekleştirilecektir. Oyuncunun ikametgah adresi az önce sayılan belgelerden herhangi biri kullanılarak doğrulanamıyorsa SoftSpark Services s.r.l., adresi doğrulayabilmek için son döneme ait bir fatura, banka hesap dökümleri, devlet veya kamu kurumlarından gelen yazışmalar gibi alternatif güvenilir belgeler talep edecektir. Talep edilen belgeler elektronik posta yoluyla alınacak ve gerekli görüldüğü takdirde noter onaylı belgeler de istenebilecektir.

SoftSpark Services s.r.l., alınan tüm belgelerin net, okunabilir, kaliteli ve orijinal olmasını veya orijinallerini yansıtmasını sağlayacaktır. Pasaport gibi bazı belgelerin doğrulanması, diğer kaynaklarla kontrol edilebildiği için daha kolay olabilir. Fatura gibi diğer durumlarda ise doğrulama süreci o kadar kolay olmayabilir. SoftSpark Services s.r.l., kullanıcıların çalışmalarını yürütmelerine yardımcı olmak için entegre edilecek özel yazılım programları / uygulamaları kullanarak ek kontroller gerçekleştirecektir.

Sağlanan bilgilerin geçerliliği konusunda SoftSpark Services s.r.l., oyuncudan toplanan coğrafi konum, IP adresi verileri vb. gibi normal şartlar altında oyuncu tarafından sağlanan belgelerdeki verileri desteklemesi gereken diğer verileri de dikkate alacaktır. IP adresinin ülke / konum ile uyuşmadığı istisnai durumlar olacaktır. Bu tür durumların vaka bazında kontrol edilmesi gerekecek ve doğrulama / açıklama doğrudan oyuncudan alınacaktır.

Elektronik Yöntemler

Bunlar E-Kimlik (E-ID) veya Banka Kimliği (Bank-ID) ve elektronik ticari veri tabanları gibi kaynakları içerir. SoftSpark Services s.r.l., bu veri tabanlarının güvenilirliğinin her zaman en iyisi olmayabileceğinin bilincindedir. Bu bağlamda, veri tabanını hangi bilgi kaynağının beslediğini ve bu tür verilerin genellikle güncel tutulup tutulmadığını dikkate alacaktır. Bahsi geçen elektronik veri tabanlarını kullanırken SoftSpark Services s.r.l., daha iyi bir teyit / güvenilirlik sağlamak için diğer belgesel kanıtları da kullanacaktır. Bunun nedeni, elektronik veri tabanındaki olumlu bir sonucun yalnızca, kişisel bilgileri müşterinin sağladığı bilgilerle eşleşen bir bireyin var olduğu anlamına gelmesi, ancak müşterinin o birey olduğu anlamına gelmemesidir. Diğer taraftan, yalnızca belirli bir bireyin sahip olduğu kimlik bilgileri kullanılarak erişilebilen E-Kimlik ve Banka Kimliği gibi elektronik kaynaklar kullanıldığında, bu kaynakların yeterince güçlü bir bağ sağladığı kabul edildiğinden ek bir doğrulama yöntemi talep edilmeyecektir.

B. İş İlişkisinin Amacı ve Heddeflenen Niteliği Hakkında Bilgi Edinilmesi

Bir oyun hesabı açılmasının arkasındaki amaç oldukça açık olduğundan, hesap açma talebinin neden yapıldığına dair herhangi bir açıklama aranmayacaktır. Ancak hesabın açılmasında, muhtemelen kara para aklama veya terörizmin finansmanı bile olabilecek gizli bir amaç bulunabilir. SoftSpark Services s.r.l., böyle bir gizli amacın varlığına dair herhangi bir şüphe duyarsa, daha ileri bir inceleme yürütecek ve şüphelerini haklı çıkarmak ya da yasa dışı bir amaca yönelik haklı bir gösterge bulunmadığını teyit etmek için ek veri ve belgeler talep edecektir.

Bu ek kontrollerin ne zaman yapılacağına dair belirli bir zaman dilimi veya dönem yoktur, zira bunlar yalnızca şüphe ortaya çıktığında gerçekleştirilecektir. Dolayısıyla, incelemenin kayıt aşamasında yapılması gerekebileceği gibi, diğer durumlarda belirli zorunlu AML (Kara Para Aklamayı Önleme) eşiklerine ulaşılana kadar yapılması gerekmeyebilir.

Zorunlu dönemden önce herhangi bir kontrolün yapılması durumunda SoftSpark Services s.r.l., öncelikle oyuncunun varlık kaynağını (source of wealth) belirlemek için yeterli bilgi ve gerekli olduğunda belge toplayacaktır. Oyuncunun varlık kaynağını belirlemek, oyuncunun net varlığını oluşturan faaliyetlerin tespit edilmesinden oluşur; bu da SoftSpark Services s.r.l.'nin bu varlık miktarının, oyuncunun öngörülen ve fiili hesap faaliyeti düzeyini haklı çıkarıp çıkarmadığını belirlemesine yol açacaktır. SoftSpark Services s.r.l. bu aşamada oyuncuyu oyuncu risk matrisi içinde de profillendirecektir (bir sonraki bölümdeki tabloya göre). Kontrollerin ardından belirlenen riskin orta veya düşük olması durumunda SoftSpark Services s.r.l., müşteriden iş/istihdam niteliği gibi ayrıntıları içeren bir beyan ve yıllık maaşına ilişkin bir beyan kabul edecektir. Doğrulama amacıyla profesyonel ağlarda ve sosyal medyada yapılan aramalar da kullanılacaktır. Riskin yüksek olması veya SoftSpark Services s.r.l.'nin toplanan bilgilerin doğruluğundan şüphe duyması halinde oyuncudan, iddia edilen varlık kaynağını kanıtlayan daha fazla bağımsız ve güvenilir belge sunması talep edilecektir. Örneğin kişiden, maaş bordrosunun bir kopyasını postalaması veya beyanını onaylamak için bu tür diğer belgelenmiş kanıtları sunması istenebilir.

C. Sürekli İzleme (Ongoing Monitoring)

Bu süreç nihayetinde müşterilerin işlemlerinin, kişisel bilgilerinin ve durumlarındaki veya bahis tercihlerindeki değişikliklerin, öngörülen faaliyetlerle tutarlı olmasını sağlamak amacıyla izlenmesini ve tutarlı değilse değişikliklerin neden meydana geldiğinin belirlenmesini kapsar. Amaç; öznel olarak olağan dışı olan büyük işlemlerin, oyun kalıplarındaki değişikliklerin ve diğer "sıra dışı" faaliyetlerin tespit edilmesi ve analiz edilmesidir. Bu bakımdan SoftSpark Services s.r.l.'nin oyuncu bilgilerinin güncel tutulmasını sağlaması önemlidir. Şirket, oyuncuları genel hüküm ve koşullar aracılığıyla herhangi bir değişikliği SoftSpark Services s.r.l.'ye bildirmeye ve muhtemelen bunları onaylamak için belge sunmaya teşvik edecek, hatta zorunlu kılacaktır. İzleme süreci aracılığıyla risk düzeyi gözden geçirilecek ve daha önce belirlenmiş olan risk derecesinin değiştirilip değiştirilmemesi gerektiğine dair bir analiz yapılacaktır. Bilgilerdeki her türlü tutarsızlığın gerekçelendirilmesi gerekecektir ve SoftSpark Services s.r.l. daha fazla destekleyici kanıt talep etme hakkını saklı tutar.

Yeterli bir sürekli izleme, aynı zamanda oyuncunun işlemlerinin ve oyun kalıplarının, SoftSpark Services s.r.l.'nin oyuncu hakkındaki bilgileri, oyun faaliyeti ve risk profili ile uyumlu olmasını sağlamak için dikkatle incelenmesini gerektirir. İkisi birbiriyle uyuşmuyorsa SoftSpark Services s.r.l. benzer şekilde durumu sorgulayacaktır. SoftSpark Services s.r.l. ne zaman daha fazla bilgi istese, uyumluluğunu kanıtlamak için bulgularını her zaman not edecektir. Belirlenen herhangi bir tutarsızlığın başarıyla çözülmeden devam etmesi halinde SoftSpark Services s.r.l., ilgili makamlara herhangi bir rapor sunulup sunulmayacağını analiz edecek ve ayrıca oyuncunun hesabını askıya almanın gerekli olup olmadığına dair bir karar verecektir.

Son olarak PEP'lerle ilgili olarak, bir oyuncunun kayıt aşamasında PEP olarak kabul edilmediği ancak iş ilişkisi süresince PEP haline geldiği bir senaryo ortaya çıkabilir. Sürekli izleme gerçekleştirirken SoftSpark Services s.r.l. böyle bir değişiklikten haberdar olursa, PEP'leri oyuncu olarak kabul etmeme yönündeki katı politikası nedeniyle iş ilişkisini sonlandıracaktır. Şahsın kayıt aşamasında PEP olmasına rağmen şu ya da bu nedenle PEP olarak tanımlanmamış olması ve sonradan böyle olduğunun tespit edilmesi durumunda SoftSpark Services s.r.l., şahıs tarafından elde edilen tüm kazançları iptal edecek ve yatırılan fonları, fonların geldiği orijinal kaynağa transfer edecektir. Sonuç olarak, aşağıdaki bölüm 3.3'te belirtilen prosedüre göre oyuncunun hesabını kapatacaktır.

3.2 Müşteri Durum Tespiti (CDD) tedbirlerinin zamanlaması ve uygulanması

Yukarıda daha ayrıntılı olarak açıklandığı üzere, oyuncu talep edilen temel kişisel bilgileri sağlayarak kayıt işlemlerini tamamladığında oyuncu hesabı başarıyla açılacaktır. Sistem, reşit olmayanların kaydolmasını önleyecek şekilde ayarlanmıştır; oyuncunun on sekiz yaşın (veya Letonya'daki gibi özel mevzuatlara göre 21 yaşın) altında olduğunu gösteren herhangi bir doğum tarihi girildiğinde bu kayıt işlemi reddedilir.

Oyuncu bilgilerinin doğrulanması (PEP onayları hariç), tamamen SoftSpark Services s.r.l.'nin takdirine bağlı olarak herhangi bir zamanda gerçekleşebilir. Ancak bu doğrulama işlemi, oyuncular tarafından yatırılan toplam tutar kümülatif olarak 1.000 Avro'ya ulaştığında kesinlikle ve en geç bu aşamada yapılmalıdır. Bu tür para yatırma işlemlerinin tek bir işlemle mi yoksa birbiriyle bağlantılı görünen ya da görünmeyen birden fazla işlemle mi yapıldığının bir önemi yoktur. Bu nedenle SoftSpark Services s.r.l., oyuncunun hesabındaki para yatırma limitinin 1.000 Avro'ya ulaşıp ulaşmadığını günlük olarak hesaplayan bir sistem kuracaktır. Sistemin içereceği bir diğer önemli faktör ise, şirketi bonus suistimali yoluyla dolandırmak veya özellikle gerekli olan 1.000 Avro'luk para yatırma limitine asla ulaşmamak ve böylece hesabın doğrulanmamış kalmasını sağlamak amacıyla özel olarak oluşturulmuş olası çoklu hesapların (birden fazla hesap) tespit edilmesidir.

Bu eşiğe ulaşılana kadar SoftSpark Services s.r.l., oyuncu bilgilerinin hâlâ doğru olduğundan emin olmak için yukarıdaki bölüm 3.1'in C maddesi uyarınca sürekli izleme yürütecektir. Ayrıca SoftSpark Services s.r.l., oyuncu tarafından sağlanan bilgiler ile elde ettiği diğer bilgiler arasında herhangi bir zamanda herhangi bir tutarsızlık fark ederse, bu çelişkileri sorgulayacak ve gerekli gördüğü her türlü düzeltici önlemi alacaktır. Buna ek olarak, kara para aklama veya terörizmin finansmanından şüphelenmesi durumunda aşağıda Bölüm 4'te belirtilen prosedürü izleyecektir.

Bahsi geçen eşiğe ulaşıldığında, yukarıdaki bölüm 2.2 uyarınca yapılan risk değerlendirmesine dayanarak oyuncunun risk profili teyit edilecektir. Bu teyit işlemi, 1.000 Avro eşiğine ulaşıldığı andan itibaren otuz günlük süre dolmadan önce gerçekleşmelidir. Risk değerlendirmesi, kişinin oluşturduğu riskin düşük mü, orta mı yoksa yüksek mi olduğunu belirleyecektir. Söz konusu riski kontrol etmek için benimsenecek önlemler, aşağıda yer alan tabloya göre değişiklik göstermektedir:

SoftSpark Services s.r.l., ilgili oyuncudan gerekli bilgi ve/veya belgeleri temin etmeye devam ettiği süreçte, oyuncuların oyun hesaplarını kullanmaya devam etmelerine izin verecektir. Ancak SoftSpark Services s.r.l., bahsi geçen bilgi ve/veya belgeleri fiilen elde edene ve oyuncunun kimliğini doğrulayana kadar, söz konusu tutardan bağımsız olarak oyuncunun hesabından herhangi bir para çekme işlemi gerçekleştirmesine izin vermeyecektir. Ayrıca, 1.000 Avro eşiğine ulaşıldığı andan itibaren otuz gün geçmiş olmasına rağmen oyuncu talep edilen bilgi ve/veya belgeleri sağlamamışsa, SoftSpark Services s.r.l. bir sonraki bölümde belirtilen prosedürü izleyerek oyuncu ile olan iş ilişkisini sonlandırabilir.

3.3 İş ilişkisinin sona erdirilmesi

SoftSpark Services s.r.l., kendisinden defalarca talep edilmesine rağmen istenen bilgi ve/veya belgeleri sağlamayan bir oyuncu ile iş ilişkisini sonlandıracaktır. SoftSpark Services s.r.l. tüm kazançları iptal edecek ve ardından yatırılan fonları, fonların geldiği orijinal kaynağa transfer edecektir. Bu tür bir işleme yönelik tüm onaylar üst yönetim tarafından ve yalnızca fonların transferinde herhangi bir kısıtlama bulunmadığı tespit edildikten sonra verilmelidir. SoftSpark Services s.r.l., fonları oyuncuya aynı kanallar üzerinden iade etmenin imkansız olduğunu görürse, son çare olarak fonları oyuncunun adına, saygın bir yargı yetkisindeki bir kredi veya finans kuruluşunda tutulan tek bir hesaba gönderecektir. Böyle bir hesabın sunulamaması durumunda fonlar, oyuncunun adına tutulmaya devam edecektir. Fonlar, oyuncu transfer için yeterli detayları sağlayana kadar hesapta tutulmaya devam edecektir. Bunun hiç gerçekleşmemesi durumunda, 30 aylık sürenin dolmasının ardından hesapta kalan tüm fonlar ANJOUAN GAMING AUTHORITY'ye (Anjouan Şans Oyunları Kurumu) aktarılacaktır. SoftSpark Services s.r.l., bu tür fonları aktarırken, fonlara eşlik eden talimatlarda bunların Müşterinin Tanınması (CDD) sürecinin tamamlanamaması nedeniyle aktarıldığını belirtecektir. SoftSpark Services s.r.l. ayrıca aşağıda belirtilen prosedür uyarınca bir Şüpheli İşlem Bildirimi (STR) dosyalamak için gerekçe olup olmadığını da değerlendirecektir.

3.4 B2B ilişkileri

SoftSpark Services s.r.l., üçüncü taraflarla herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce de durum tespiti (due diligence) çalışmaları yürütecektir. Bu çalışmalar; üst yönetim, hukuk departmanı ve Kara Para Aklamayı Bildirme Görevlisi (MLRO) tarafından ortaklaşa gerçekleştirilecektir. Tıpkı Müşterinin Tanınması (CDD) sürecinde olduğu gibi, İş Durum Tespiti (BDD) süreci de SoftSpark Services s.r.l.'nin söz konusu üçüncü tarafla iş yapması durumunda ne tür risklerin ortaya çıkacağını belirlemeyi amaçlayacaktır. Bu değerlendirme yapılırken, üçüncü taraf aracılığıyla getirilecek işin kaynağının, niteliğinin ve hacminin tespit edilip edilemeyeceği belirlenecektir. SoftSpark Services s.r.l., bir tedarikçinin ANJOUAN GAMING AUTHORITY (Anjouan Şans Oyunları Kurumu) gerekliliklerine göre halihazırda onaylı bir tedarikçi olması gerçeğine büyük önem verecektir. Şu anda onaylı olmayan bir tedarikçinin, SoftSpark Services s.r.l. ile sözleşme imzaladığı sırada onay başvurusunda bulunması da olumlu bir durum olarak kabul edilir. Değerlendirmede ayrıca, üçüncü tarafın saygın olmadığı bilinen diğer üçüncü taraflarla iş ilişkilerinin bulunup bulunmadığı veya üçüncü tarafın ticari faaliyetlerini saygın olmayan bir yargı yetkisinde veya bu tür bir yargı yetkisinden yürütüp yürütmediği tespit edilmeye çalışılacaktır. Bu bağlamda SoftSpark Services s.r.l., üçüncü taraftan; şirket kuruluş belgesi (şirket tescil belgesi), şirket ana sözleşmesi ve tüzüğü, şirket faaliyet belgesi (certificate of good standing), yıllık mali tablolar, şirket yetkililerinin kimlik bilgileri, ortaklar listesi ve şirketin işlerinin usulüne uygun şekilde yürütüldüğünü teyit eden bir banka referans mektubu dahil olmak üzere gerekli tüm belgelerin orijinal veya onaylı suretlerini kendisine sunmasını talep edecektir. Üçüncü tarafın, SoftSpark Services s.r.l.'nin konumunu tehlikeye atmayacak bir şekilde iş yürüttüğü belirlendikten sonra taraflar, iş ilişkisinin şartları üzerinde anlaşacak ve ilgili sözleşme ile belgeleri imzalayacaktır. İş Durum Tespiti'nin (BDD) bir parçası olarak SoftSpark Services s.r.l., hizmetlerin sunuluş biçimine ilişkin kendi deneyimlerine dayanarak, üçüncü tarafın işini hâlâ basiretli bir şekilde yürütüp yürütmediğini emin olmak için sürekli izleme gerçekleştirecektir. Ayrıca SoftSpark Services s.r.l., gerekli görülmesi halinde üçüncü tarafla imzalayacağı sözleşmeye bir "Denetim Hakkı" (Right to Audit) maddesi ekleme hakkını da saklı tutar.

Yürütülen her türlü kara para aklamayı önleme incelemesi, üçüncü tarafın dosyasında ayrıca not edilecektir. Her halükarda SoftSpark Services s.r.l., üçüncü tarafla iş yapmanın kara para aklamayı önleme ve terörizmin finansmanı yükümlülüklerine uyumunu riske attığını hissetmesi durumunda, herhangi bir üçüncü tarafla iş ilişkisini sonlandırma hakkını her zaman saklı tutacaktır. ANJOUAN GAMING AUTHORITY'ye yapılacak bildirim, sözleşmeye ve söz konusu kurumun gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilecektir.

3.5 Güven ve temsilciler

SoftSpark Services s.r.l., müşteri kabul (on-boarding) aşamasında bir üçüncü tarafça toplanan bilgi ve belgelere güvenmeyi seçebilir ve/veya bir acente görevlendirebilir. Her iki durumda da SoftSpark Services s.r.l., üçüncü tarafın bir AB Üye Devletinde veya geçerli Anjouan yasalarında belirtilen kara para aklamayı önleme ya da terörizmin finansmanıyla mücadele önlemlerinin aynısını veya bunlara eş değer önlemleri benimseyen saygın bir yargı yetkisinde yerleşik olmasını sağlayacaktır. Bu eş değerliği belirlerken SoftSpark Services s.r.l.; Mali Eylem Görev Gücü (FATF) değerlendirme raporları, IMF Ülke Raporları (IMF Country Reports) vb. gibi saygın kaynaklara güvenecektir.

SoftSpark Services s.r.l., üçüncü bir tarafça sağlanan bilgilere güvenmeye karar verse bile, oyuncudan herhangi bir doğrulama belgesi sunmasını yine de talep edebilir. Bu tür durumlarda SoftSpark Services s.r.l., müşteri odaklı risk değerlendirmesini kendisi yapmaya, müşterinin risk derecesini belirlemeye ve sürekli izleme yürütmeye devam edecektir. SoftSpark Services s.r.l. ile üçüncü taraf arasındaki ilişki bir sözleşmeyle belirlenecek olup, bu sözleşmenin şartlarından biri de üçüncü tarafın, talep edildiği anda oyuncularla ilgili belgeleri derhal SoftSpark Services s.r.l.'ye sağlaması olacaktır. SoftSpark Services s.r.l. ayrıca sözleşmeye bir "Denetim Hakkı" (Right to Audit) maddesi ekleyecek ve gerekli oyuncu kişisel bilgilerinin ve belgelerinin kararlaştırılan şartnamelere uygun olarak toplanıp toplanmadığından emin olmak için bu düzenlemeyi periyodik olarak test edecektir.

Müşterinin Tanınması (CDD) gerekliliklerinin ve geçerli eşiklerin yeterli bir şekilde iletilmesini sağlamak amacıyla bu prosedürün bir kopyası üçüncü tarafa da sunulacaktır; böylece üçüncü tarafın, geçerli şirket gerekliliklerinin ne olduğundan haberdar olmadığına dair hiçbir zaman bir bahnesi olamayacaktır. SoftSpark Services s.r.l., yasaların izin verdiği her durumda, müşterileri sisteme dahil etmek veya onlara hizmet sunmak için acentelerin hizmetlerinden yararlanmayı seçebilir. SoftSpark Services s.r.l., acenteden, SoftSpark Services s.r.l. müşterilerinden birini sisteme dahil ederken veya ona hizmet sunarken gerekli kara para aklamayı önleme/terörizmin finansmanıyla mücadele kontrollerini gerçekleştirmesini ve ilgili önlemleri almasını talep edebilir. Ancak her halükarda SoftSpark Services s.r.l., CDD önlemlerinin her türlü uygulamasının basiretli bir şekilde ve yürürlükteki yasaların gerektirdiği gibi yürütülmesini sağlayacaktır. SoftSpark Services s.r.l., üçüncü taraflara güvenme veya acentelerden yararlanma durumunda bile, kara para aklamayı önleme/terörizmin finansmanıyla mücadele yükümlülüklerine uyulmasını sağlama konusunda nihai olarak kendisinin sorumlu olduğunun bilincindedir.

4. Şüpheli faaliyet ve işlemlerin bildirilmesi

4.1 Kara Para Aklamayı Bildirme Yetkilisinin (MLRO) Atanması

Kara Para Aklamayı Bildirme Görevlisi'nin (MLRO) sorumluluklarının ayrıntılı açıklaması İnsan Kaynakları Rol ve Sorumlulukları Politikası'nda yer almakla birlikte, MLRO'nun ana sorumluluğu; şirket içinde ortaya atılan olağan dışı veya şüpheli işlemlere ilişkin tüm dahili raporları değerlendirmek, bu raporları takip etmek ve gerekli görüldüğünde Mali İstihbarat Analiz Birimi'ne (FIAU) bir Şüpheli İşlem Bildirimi (STR) dosyalamak olacaktır. MLRO, aynı zamanda FIAU ile yapılacak her türlü iletişimin yürütüleceği ana kanal olarak hareket edecektir. SoftSpark Services s.r.l.'nin kara para aklamayı önleme/terörizmin finansmanıyla mücadele yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla benimsediği politika ve prosedürleri etkin bir şekilde uygulamasını sağlayacaktır. MLRO; Mali Eylem Görev Gücü (FATF) ve Yabancı Varlıkları Kontrol Ofisi (OFAC) gibi kurumların yaptırım listelerindeki güncellemeleri izlemekten sorumlu olacaktır. Ardından, yaptırım listelerindeki değişiklikler ve geçerli yasalardaki temel köklü değişiklikler hakkında personelin geri kalanını bilgilendirecektir. SoftSpark Services s.r.l., MLRO olarak atanan kişinin, şirket yönetiminden bağımsız olarak hareket edebilecek düzeyde yeterli kıdeme ve yetkiye sahip olmasını sağlayacaktır.

MLRO, yükümlülüklerini etkin bir şekilde yerine getirebilmek için gerekli tüm bilgi/belgelere ve şirket çalışanlarına erişim hakkına sahip olacaktır. SoftSpark Services s.r.l., MLRO'nun yokluğunda MLRO olarak hareket edebilecek yedek bir çalışan da görevlendirmiştir. Gerek duyulduğunda ANJOUAN GAMING AUTHORITY (Anjouan Şans Oyunları Kurumu) ve FIAU'nun soru ve taleplerini doğrudan kendilerine iletebilmesi için hem MLRO'nun hem de yedek çalışanın atamaları ANJOUAN GAMING AUTHORITY'ye bildirilecektir. Böylece bu kişiler, kara para aklamayı önleme/terörizmin finansmanıyla mücadele ile ilgili konularda SoftSpark Services s.r.l. ile ilgili makamlar arasında birer iletişim noktası olarak görev yapacaklardır.

4.2 Şüpheli faaliyet ve işlemlerin bildirilmesi

SoftSpark Services s.r.l., bir hesaptaki faaliyetin kara para aklama veya terörizmin finansmanı ile bağlantılı olduğundan şüphelenebilir veya şüphelenmek için makul gerekçelere sahip olabilir. Bu noktada SoftSpark Services s.r.l., geçerli herhangi bir eşiğe ulaşıp ulaşılmadığına bakılmaksızın tüm CDD (Müşterinin Tanınması) gerekliliklerinin karşılanmasını sağlayacaktır. Bunun neticesinde, mümkün olan en kısa sürede bir Şüpheli İşlem Bildirimi (STR) sunacaktır.

4.2.1 Dahili Raporlama Prosedürleri

Aşağıda Bölüm 6'da daha ayrıntılı olarak belirtildiği üzere, oyuncularla iletişim kuran veya müşterilerin işlerine ilişkin bilgilere erişimi olan tüm personel kara para aklamayı önleme eğitimi alacaktır. Bu sayede, hangi oyuncu eyleminin kendilerini makul olarak kara para aklama veya terörizmin finansmanı faaliyetine teşebbüs edildiğinden veya bunun gerçekleştirildiğinden şüphelenmeye sevk etmesi gerektiğini belirleyebileceklerdir. Örneğin, bir oyuncunun SoftSpark Services s.r.l. bünyesinde birden fazla hesap açmaya teşebbüs etmesi veya tek bir oturumda birden fazla ön ödemeli kart vasıtasıyla önemli miktarlarda para yatırması durumunda, bu tür eylemlerin oyuncunun davranışını sorgulamalarına neden olması gereken göstergeler veya "kırmızı bayraklar" (tehlike sinyalleri) oluşturacağını fark etmeleri beklenecektir. Bu noktada çalışan, şüphesini oyuncuya ifşa etmeden (belli etmeden) oyuncudan üstü kapalı bir şekilde açıklama isteyebilir. Bu durumun doğrudan veya dolaylı olarak ifşa edilmesi (tipping off) yasaktır ve bu nedenle tüm personel üyeleri bu konuda son derece dikkatli olmalıdır. Görevli ikna edici herhangi bir bilgi edinemezse ve tam bir değerlendirmeden sonra hâlâ bir usulsüzlükten şüpheleniyorsa, bu noktada doğrudan amirini bilgilendirecektir. Doğal olarak, amirine rapor vermeden önce çalışan, koruyucu önlemleri devre dışı bırakma niyetine dair net bir gösterge bulunduğuna ve finansal sistemin suç amacıyla kullanıldığına dair emareler olduğuna ikna olmuş olmalıdır.

Yöneticinin görevliyle aynı fikirde olmadığı ancak görevlinin hâlâ bir yanlışlık yapıldığından şüphelenmek için makul gerekçeleri olduğunu hissettiği durumlar olabilir. Bu tür koşullarda çalışan, şüphelerini her halükarda MLRO'ya (Kara Para Aklamayı Bildirme Görevlisi) bildirecektir. Çalışan, konuyu doğrudan MLRO ile görüşebilir ve yöneticisini bilgilendirmek veya sürece dahil etmek zorunda değildir. Çalışandan dahili raporu alan MLRO, şüphelenilen kişi veya kişilerin isimlerini dahil etmeden, rapora tarihi ve benzersiz dosya numarası ile atıfta bulunarak raporun alındığını yazılı olarak teyit edecektir. Bu şekilde, görevlinin yasal raporlama yükümlülüğünü yerine getirdiği kabul edilecektir. Çalışanın, konuyu yönetimle veya diğer çalışanlarla dahili olarak tartışmasına (eğer gerekli görülürse) yalnızca MLRO'dan onay aldıktan sonra izin verilecektir. Her türlü harici tartışma yasaktır ve bilgi sızdırma (tipping off) olarak değerlendirilecektir. Çalışanın bilgi sızdırma riskine girmeden oyuncuyla iletişim kurmasını zorlaştıran durumlar ortaya çıkarsa, çalışan tavsiye almalı ve MLRO'nun talimatlarını izlemelidir. Bu prosedür, SoftSpark Services s.r.l.'nin şüpheli faaliyet ve işlemleri raporlamaya yönelik dahili prosedürünü oluşturacaktır.

4.2.2 Harici Raporlama Prosedürleri

Önceki bölümde de açıklandığı üzere MLRO, dahili şüphe raporlarını alacak ve değerlendirecektir. Kararına yol açan nedenlerin yeterli bir kaydının tutulmasını sağlamak amacıyla, belgelenmesi gereken her türlü bilgiyi kaydederek her bir raporun ilerleyişini ayrıntılarıyla içeren bir günlük (log) açacak ve bunu sürdürecektir. Bu tür belgeler, doğrudan MLRO'dan bu tür ayrıntılar talep edildiğinde, yetkililere şüphelenilen kara para aklama veya terörizmin finansmanı analizlerinde veya soruşturmalarında yardımcı olmak için de kullanılabilir. Bu günlük MLRO tarafından tutulacak ve yalnızca kendisi tarafından erişilebilir olacak, oyuncunun dosyasının bir parçasını oluşturmayacaktır. MLRO, soruşturmasının bir parçası olarak gerekli tüm bilgileri toplayacak ve SoftSpark Services s.r.l. çalışanlarından herhangi birine sorular yöneltecektir. Çalışanlar (ister dahili raporu sunanlar olsun ister diğerleri), ilgili bilgileri MLRO'ya sağlayacaktır. Bunu yaparken, müşteri gizliliği yükümlülüklerini ihlal etmiş olmayacaklardır. MLRO, Kurumun çevrimiçi gönderim sistemi aracılığıyla bir STR sunulmasını gerektiren makul gerekçeler olduğuna karar verdiğinde, SoftSpark Services s.r.l. adına FIAU'ya (Mali İstihbarat Analiz Birimi) bu resmi bildirimi yapacaktır. Dahili veya harici raporların hiçbir kopyası alınmayacaktır. MLRO bu tür kayıtları güvenli bir şekilde saklayacaktır. MLRO, uygun olan durumlarda dahili raporu hazırlayan kişiye resmi bir bildirimde bulunulup bulunulmadığını bildirecektir. Resmi bir bildirimin ardından MLRO, bildirimle bağlantılı olarak Yetkililer tarafından talep edilen eylemleri gerçekleştirecek ve buna göre onların talimatlarını izleyecektir.

4.2.3 Şüpheli Faaliyet Olarak Kabul Edilmesi Gereken Durumlar Nelerdir?

Açıklık getirmek gerekirse, STR raporlaması şunları kapsayacaktır:

SoftSpark Services s.r.l.'yi, herhangi bir işlemin gerçekleşip gerçekleşmediğine bakılmaksızın, bir kişinin kara para aklama/terörizmin finansmanı veya herhangi bir suç geliri ile bağlantılı olduğunu ya da bu ikisinden birinin işlendiğini veya işlenebileceğini düşünmeye sevk eden her türlü faaliyet.

Objektif gerçeklerin SoftSpark Services s.r.l.'yi kara para aklama/terörizmin finansmanı veya suç gelirlerinin söz konusu olabileceğine dair şüphelenmek için makul gerekçelere sahip olmaya sevk ettiği her durum.

SoftSpark Services s.r.l., Anjouan Şans Oyunları Lisansı temelinde yürütülen faaliyetlerle ilgili olarak FIAU'ya bir STR sunmakla ve gerekli görüldüğünde ve FIAU tarafından verilen talimatlar uyarınca ANJOUAN GAMING AUTHORITY'ye (Anjouan Şans Oyunları Kurumu) durumu bildirmekle yükümlü olacaktır.

4.2.4 Şüphe Sonrasında Çalışmayı Durdurma / Devam Ettirme

SoftSpark Services s.r.l. tarafından sunulan şans oyunu ürün ve hizmetlerinin niteliği ve söz konusu işlemlerin yapısı gereği, SoftSpark Services s.r.l. bir STR düzenlemeden önce bekleyen bir işlemi gerçekleştirmekten kaçınma pozisyonunda her zaman olamayabilir. Bunun nedeni, SoftSpark Services s.r.l.'nin normalde anında onayladığı bir işlemi kabul etmekten kaçınması durumunda, kabuldeki gecikmenin oyuncuyu dolandırıcılık faaliyetinden şüphelenildiğini anlaması konusunda tetikleyebilecek olmasıdır. Herhangi bir gecikme, şüpheli işlemin analizine veya soruşturulmasına zarar verebilir. Bu nedenle SoftSpark Services s.r.l., kara para aklama/terörizmin finansmanından şüphelendiği her durumda şüpheli işlemi yürütmeye yine de devam edecektir. Ancak SoftSpark Services s.r.l., işlemin gerçekleştirilmesinden hemen sonra FIAU'ya bir STR sunacaktır.

4.2.5 İfşa Etme Yasağı (İstisnalar)

Aşağıdaki durumlar ifşa etme yasağının dışındadır:

Denetleyici Kuruma, bu durumda ANJOUAN GAMING AUTHORITY'ye yapılan ifşalar;

Aynı gruptaki yükümlü kişiler (subject persons) arasındaki ifşalar;

"İlgili bir faaliyette" bulunan yükümlü bir kişi ile benzer faaliyetlerde bulunan ve ilgili yargı yetkisi tarafından benzer gerekliliklerin getirildiği başka bir kişi arasındaki ifşalar (Kişilerin aynı tüzel kişi içinde veya ortak mülkiyet ya da yönetime sahip oldukları, bağlı bulundukları daha büyük bir yapı içinde olmaları kaydıyla);

Yükümlü kişilerin ve ilgili faaliyetin aynı yasal yükümlülüklere tabi olduğu ve kişilerin aynı meslek kategorisinden olduğu, dolayısıyla mesleki sır ve veri koruma konusunda benzer yükümlülüklere sahip olduğu, aynı işleme dayalı bilgi paylaşımı;

Yükümlü kişinin aslında FIAU talimatlarını takip ettiği durumlarda, işlemlerin yürütülmesindeki gecikmelerle ilgili olarak başlatılan yargılamalar sırasında yükümlü kişi tarafından yapılan ifşalar;

Yükümlü bir kişi tarafından denetleyici makamın talebi uyarınca denetleyici makama (bu bağlamda ANJOUAN GAMING AUTHORITY) yapılan ifşalar.

SoftSpark Services s.r.l., bir STR sunulmasının ardından şüpheli oyuncuya karşı uygulamaya karar verdiği önlemlerden herhangi birini de dikkatle değerlendirecektir. Herhangi bir soruşturmayı tehlikeye atmamak için SoftSpark Services s.r.l., bu tür bir eyleme girişmeden önce FIAU analistlerinden rehberlik talep edecektir. SoftSpark Services s.r.l., mümkün olduğunca bu tür eylemleri son çare olarak değerlendirecek ve FIAU'yu her küçük şüpheyle gereksiz yere meşgul etmeyecektir. Raporlama gerektirmeyen küçük şüphe durumlarında bunun yerine sürekli izlemeyi artıracak ve yalnızca şüphe devam ettiğinde veya göstergeler arttığında FIAU'ya STR'ler sunacaktır. SoftSpark Services s.r.l. bu tür dahili karar alma süreçlerinin uygun şekilde belgelenmesini sağlayacaktır.

5. Ödeme Yönetimi Prosedürü

Bir oyuncu, kullanılan ödeme yönteminden bağımsız olarak ne zaman bir para çekme talebinde bulunursa bulunsun, SoftSpark Services s.r.l., bu talebi kabul etmeden önce fonların aktarılacağı kuruluşun saygın bir yargı yetkisinde bulunmasını ve SoftSpark Services s.r.l. için geçerli olan kara para aklamayı önleme/terörizmle mücadele gerekliliklerine eş değer gerekliliklere sahip olmasını sağlayacaktır. Doğal olarak bu durum, oyuncu yatırımlarının kabul edildiği kuruluşlar için de geçerlidir. Genel bir kural olarak, para çekme işlemleri yalnızca fonların geldiği orijinal kaynağa yapılacaktır. Bu önlem, başarılı bir şekilde gerçekleştirilecek kara para aklama veya terörizmin finansmanı amaçlı para çekme riskini sınırlayacaktır.

Ayrıca, hiçbir nakit para yatırma veya çekme işlemi gerçekleştirilmeyecektir. Para çekme talepleri aşağıdaki prosedüre göre yürütülecektir:

Para çekme talepleri, talep üzerine derhal işleme alınacaktır.

Hiçbir koşulda nakit para çekme işlemi gerçekleştirilemez. Nakit işlemler kesinlikle yasaktır ve aslında oyuncuların nakit olarak herhangi bir fon transferi gerçekleştirmek için uygulayabilecekleri hiçbir yöntem bulunmamaktadır.

Oyun geçmişinin yanı sıra tüm finansal işlemler kontrol edilecektir.

SoftSpark Services s.r.l. ayrıca, kişilerin dürüstçe oynayıp oynamadığını, oyun sisteminin herhangi bir şekilde manipüle edilip edilmediğini veya alternatif olarak sistemde bir arıza olup olmadığını ve oyuncunun Genel Hüküm ve Koşullar gereğince SoftSpark Services s.r.l.'yi bilgilendirmeksizin herhangi bir hatadan (bug) yararlanıp yararlanmadığını değerlendirecektir.

CDD (Müşterinin Tanınması) doğrulamasının yapılıp yapılmadığına da bakılacaktır. Para yatırma şartına ulaşılmadığı için doğrulama henüz gerçekleştirilmemişse, para çekme işlemi tamamlanmadan önce bu aşamada CDD doğrulamasının yapılmasının gerekli olup olmadığına dair bir yönetim kararı alınır.

Oyuncunun SoftSpark Services s.r.l. ile olan faaliyeti karşısındaki riskinin belirlendiğinden emin olmak için risk değerlendirmesi de yapılır / kontrol edilir.

Geçerli CDD gereklilikleri yukarıdaki bölüm 3.2'ye göre olacaktır.

Oyuncu, talep edildiğinde doğrulamanın gerçekleşmesi için gerekli belgeleri sağlamazsa veya kişinin dolandırıcılık amaçlı hareket ettiği için doğrulamanın yapılamayacağı netleşirse, para çekme işlemleri gerçekleştirilmeyecektir. Kişinin dolandırıcılık amaçlı hareket etmeye çalıştığı SoftSpark Services s.r.l. tarafından netleştirildiğinde, oyuncunun hesabı bloke edilecek, tüm kazançları iptal edilecek ve yalnızca yatırılan tutar fonların geldiği hesaba iade edilecektir.

Oyuncunun Mastercard veya Paysafecard kullanması gibi, para çekme işlemlerinin fonların geldiği hesaba yapılamadığı durumlarda SoftSpark Services s.r.l., oyuncudan resmi olarak doğrulama belgeleri isteyecektir; ayrıca oyuncunun adına olduğu teyit edilebilecek başka bir ödeme sisteminin ayrıntılarını talep edecek, böylece fonların, depozitoları orijinal olarak gönderen kişiden farklı bir kişiye aktarılması riskini en aza indirecektir. Bu süreç, kredi kartı hırsızlığı ve kimlik hırsızlığını caydırmak amacıyla yürürlüktedir.

Hesap kapatmaları nedeniyle manuel bir ödeme yapılması gereken durumlarda, tutar haftalık para çekme limitini aşmadığı sürece ödemeler 1 iş günü içinde yapılacaktır.

Fon kaynağı/varlık kaynağı belgelerinin gerekli olması durumunda, karar gerekli tüm belgeler alındıktan sonra 30 gün içinde verilecektir. Sağlanan belgeler nedeniyle yeni belgelerin gönderilmesi gerekirse, bu süre son belgenin alınmasından itibaren 30 güne kayar. Belgelerin 30 gün içinde sağlanmaması durumunda hesap kısıtlanacak ve fonlarla ilgili nasıl bir yol izleneceğine dair karar yönetim ile hukuk departmanının takdirinde olacaktır.

6. Eğitim

SoftSpark Services s.r.l. politikası gereğince, müşteriyle temas kuran veya müşterilerin işlerine ilişkin bilgilere erişimi olan tüm personel, bilgi ve anlayış düzeylerinin uygun bir seviyede olmasını sağlamak amacıyla kara para aklamayı önleme eğitimi alacaktır. Ayrıca, farkındalığı korumak ve şirketin yasal yükümlülüklerinin yerine getirilmesini sağlamak amacıyla yılda en az bir kez eğitim verilecektir. Verilen her türlü eğitimde, personelin rolüne göre farklı görevlerin atanmasının pratikliği göz önünde bulundurulacak ve erişilebilir tüm bilgiler "bilinmesi gerektiği kadarı" (need-to-know) esasına dayanacaktır. Bununla birlikte, durum tespiti (due diligence), KYC (Müşterini Tanı), AML (Kara Para Aklamayı Önleme) ve ödeme (payout) prosedürleri birbiriyle çok yakından ilişkili olduğundan, her görevlinin süreci bütünsel bir şekilde anlamasını sağlamak amacıyla çalışanlara tüm süreci kapsayan bir eğitim sunulacaktır.

Kanun ve yönetmeliklerin getirdiği yükümlülüklerin ciddiyeti ile olası cezaların ağırlığı göz önünde bulundurularak MLRO (Kara Para Aklamayı Bildirme Görevlisi), bu yükümlülüklere ilişkin bilgilerin tüm personel üyeleri için her an ulaşılabilir olmasını sağlayacaktır. MLRO ayrıca, çalışanların doğrudan taleplerine dayalı olarak da dahil olmak üzere, ihtiyaç duyulduğu her an ve durumda sürekli eğitimin verilmesini sağlayacaktır.

Eğitim programları, her bireyin uygun bilgi ve anlayış düzeyine ulaştığından emin olmak için testleri de içerecektir. Testler; resmi sınavlar, vaka incelemelerinin tartışılması yoluyla değerlendirme veya diğer yöntemler gibi çeşitli şekillerde gerçekleştirilebilir. Bilgi ve anlayış düzeylerinin en üst seviyede olması gereken üst yönetimin ve uyum (compliance) ekibinin eğitim ihtiyaçlarına özel bir önem verilecektir.

İnsan Kaynakları (İK) Departmanı:

Her personel üyesini alması gereken eğitim programları ve tamamlanma zaman çizelgesi hakkında bilgilendirmek;

Her personel üyesinin kendisine atanan eğitim programlarını tamamlayıp tamamlamadığını kontrol etmek ve programları geçerli zaman çizelgesine göre tamamlamayanlara hatırlatma göndermek;

Her bireyin uygun bir yetkinlik düzeyine ulaştığını gösteren test sonuçları veya diğer değerlendirmeler de dahil olmak üzere tamamlanan eğitimlerin kayıtlarını tutmak;

Uygun olan durumlarda çalışanların kişisel dosyalarını alınan eğitimlerin ayrıntıları ve elde edilen sonuçlarla güncellemek;

Personel üyelerinin yanıt vermediği veya sonuçlarının yetersiz olduğu durumları, bireysel duruma göre kınama cezası verilmesi veya ek eğitim sağlanması amacıyla üst yönetime bildirmek.

MLRO'ya, İnsan Kaynakları Departmanı tarafından tutulan tüm kayıtlara tam erişim sağlanacaktır.

Bir eğitim döngüsünün tamamlanmasının ardından İK (İnsan Kaynakları) Departmanı, sürekli eğitimin devamlılığını sağlayacak ve İK'nın tüm personel üyelerine güncel eğitimlerin organize edilip sunulmasını güvence altına alabilmesi için alandaki değişikliklere ilişkin olarak MLRO'dan (Kara Para Aklamayı Bildirme Görevlisi) güncel bilgileri temin edecektir.

Birim yöneticileri ayrıca İnsan Kaynakları Departmanına şu konularda geri bildirimde bulunacaklardır:

Tamamlanan programların etkinliği ve

Farklı sunum/eğitim yöntemlerine ilişkin önerilerde bulunmak.

Birim yöneticileri, destek personeline sağlanan eğitimi; şu konularda günlük bazda rehberlik ederek destekleyeceklerdir:

"Önemli" olarak kabul edilen ve bu nedenle dikkatlerine sunulması gereken müşteri talimatlarının ve işlemlerinin türü.

Normalde "önemli" kabul edilecek nitelikte olmasa da bir şekilde sıra dışı veya kurallara aykırı olan ve kara para aklama veya terörizmin finansmanı şüphesi olasılığı açısından değerlendirilmesi gereken müşteri talimatlarının ve işlemlerinin tanımlanması. MLRO, kendi rolüne yönelik eğitim ihtiyaçlarını belirleyecek ve yasal yükümlülüklerini yerine getirmek için gerekli olan Sürekli Mesleki Eğitimi (CPE) almasını sağlayacaktır.

Sağlanan tüm eğitimlerin amacı; personelin, oyuncuların SoftSpark Services s.r.l. hizmetlerini kullanırken gerçekleştirdikleri her türlü kara para aklama veya terörizmin finansmanı faaliyetini ya da bu yöndeki girişimleri tespit edebilecek yetkinliğe ulaşmasını sağlamaktır.

Chipstars, basitleştirilmiş durum tespiti (simplified due diligence) doğrulama prosedürü için harici bir üçüncü taraf sağlayıcı kullanmaktadır ve harici sağlayıcı tarafında bir hata oluşması durumunda ortaya çıkacak yanlışlıklardan sorumlu değildir.

7. Müşterilere ilişkin durum tespiti bilgilerinin kayıtlarının tutulması

Müşterinin Tanınması (CDD) amacıyla bilgi toplanırken, sorumlu hizmet personeli şunları yapacaktır:

Kayıtları müşteri dosyasında saklamak.

Talep edilen bilgilerin sağlanamadığı veya sunulan açıklamaların tatmin edici olmadığı durumları kaydetmek.

MLRO (Kara Para Aklamayı Bildirme Görevlisi) dahil olmak üzere diğer yetkili personel tarafından erişilebilir ve anlaşılır olması için tüm kayıtların tutarlı bir şekilde saklanmasını sağlamak.

Sırasıyla işlem tarihinden ve iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren geçerli olmak üzere, işlem ve müşteri kayıtları, SoftSpark Services s.r.l.'nin bu kayıtları saklamak için geçerli bir yasal nedeni olduğu sürece saklanır. Bu nedenler, yalnızca SoftSpark Services s.r.l.'nin uyması gereken kara para aklamayı önleme yükümlülükleri, vergi düzenlemeleri vb. gibi yasal zorunluluklarla sınırlıdır. Kayıtlar neticesinde arşivlenir. Oyuncular, profillerinden işlemlere 2 aylık bir süre boyunca erişme olanağına sahiptir.

SoftSpark Services s.r.l., söz konusu oyuncu hakkında bir rapor düzenlenmiş olması nedeniyle oyuncunun kaydının daha uzun bir süre boyunca saklanması gerektiğine karar verirse, ilgili tüm kayıtlar canlı sistemde tutulacak ve arşivlenmeyecektir. Bu işlem, SoftSpark Services s.r.l.'nin kara para aklamayı önleme yükümlülüklerine uymasını sağlamak amacıyla yapılır. İnceleme / soruşturma tamamlandığında ve MLRO buna göre bilgilendirildiğinde, kayıtlar diğer tüm bilgilerle benzer şekilde işleme tabi tutulacak ve ardından aynı arşivleme politikası uygulanacaktır.

8. Uyumluluğun izlenmesi ve yönetimi

Bu politikaya uyum sürekli olarak test edilecek ve güvence altına alınacaktır. Yönetim Kurulu, şirketin bu prosedürde belirtilen önlemlere uyup uymadığını incelemek üzere bağımsız dış denetçiler görevlendirme hakkını saklı tutar. Bu tür denetimlerin bulguları ve uygun eylem önerileri Yönetim Kurulu'na rapor edilecektir. Yönetim Kurulu daha sonra, denetçiler tarafından sunulan önerilere ilişkin olarak yönetimden geri bildirim talep edecektir. Direktörler, tavsiyelerin yanı sıra yönetimin geri bildirimlerine dayanarak hangi süreçlerin / prosedürlerin değiştirileceğine veya uygulamaya konulacağına karar verecektir. Uygulama için bir zaman çizelgesi de tartışılacak ve karara bağlanacaktır. Şirketin faaliyetlerinden nihai olarak direktörler sorumlu olduğundan, yapılan değişikliklerin uygulanmasına ilişkin geri bildirimler direktörlere rapor edilecektir.

Kara Para Aklamayı Bildirme Görevlisi (MLRO) doğal olarak bu sürece dahil edilecek ve bu süreçteki girdileri son derece önemli kabul edilecektir. MLRO, şirketin CDD (Müşterinin Tanınması) ile kara para aklamayı önleme politika ve prosedürlerinin çeşitli yönlerini izlemekle görevlendirilecektir. Bu prosedürlerdeki veya bunlara uyumdaki acil düzeltme gerektiren herhangi bir eksiklik, durumu uygun şekilde Yönetim Kurulu'na rapor edecek olan MLRO tarafından derhal ele alınacaktır. Ayrıca Yönetim Kurulu'ndan kendisine ihtiyaç duyduğu her türlü desteği sağlamasını talep edecektir.

MLRO, prosedürü yılda en az bir kez doğrudan denetleyecektir. MLRO bulgularını Yönetim Kurulu'na da rapor edecektir. Bu rapor şunları içerecektir:

SoftSpark Services s.r.l.'nin faaliyet gösterdiği yasal düzenleme ortamlarındaki değişikliklerin bir özeti.

MLRO tarafından alınan dahili şüphe raporlarının sayısı ve Yetkililere yapılan bildirimlerin sayısı dahil olmak üzere, şirket içindeki AML (Kara Para Aklamayı Önleme) faaliyetlerinin bir özeti.

Üzerinde halihazırda eyleme geçilmiş olan her türlü uyum eksikliğinin ayrıntıları ve bunlara ilişkin sonuç raporları.

Önerilen zaman çizelgesi ve gereken yönetim desteği de dahil olmak üzere, üzerinde eyleme geçilmesi gereken her türlü uyum eksikliğinin ayrıntıları ve tavsiye edilen eylemler.

İlgili tüm personel için periyodik eğitim ve farkındalık artırma faaliyetleri de dahil olmak üzere, ilgili personelin sürekli gelişimine yönelik planların bir taslağı.

Yönetimin eyleme geçmesi gereken durumlarda, Yönetim Kurulu yönetimden geri bildirimde bulunmasını ve gerekli eylemin ne zaman alınacağına dair bir zaman çizelgesi sunmasını talep edecektir.

Bu prosedür en az altı ayda bir gözden geçirilecek ve güncellenecektir. Ancak, mevzuatta veya yönergelerde herhangi bir zamanda değişiklik yapılması durumunda veya gerekli görüldüğü takdirde bu işlem daha sık gerçekleştirilebilir.